評判が気になるメールワイズとは？
SNSやチャットツールが企業のコミュニケーションでも利用されるようになりました。しかし、現在でも顧客や取引先とのやり取りにメールを活用している企業がたくさんあります。
社内のメールを管理するためには、メールシステムの導入が欠かせません。この記事では、評判のいいメールシステムのメールワイズについて、特徴やメリット、デメリット、導入事例などについて詳しく解説します。
メールワイズについて
メールワイズとは、チームでメールを管理するためのメールシステムです。従来のメールシステムやメーラーはチームで共有してメールを管理できるように作られていません。
しかし、社員がそれぞれメールに対応していたり、共有アドレス宛のメールの担当社員を固定してしまうと、メール対応に抜けが出てしまったり、同じメールに違う社員が二重で返信してしまったりといったミスが生じます。
メールをチームで管理できるメールシステムであるメールワイズを導入することで、そのようなメールに関するミスを防止できるようになります。
メールワイズの利用が向いている人
メールシステムのメールワイズを導入したほうがいいのは、メール対応に関する次のような悩みを持っている企業やチームです。
- お問い合わせメールへの対応や管理がうまくできていない
- メールへの誤送信や二重送信のミスが多い
- メールの情報をチームで共有できていない
- メールベース以外の顧客情報も効率的に管理したい
メールシステムのメールワイズを導入することで、メールを整理してチーム全員で管理できるようになります。全員でチェックして、誰がどのように対応したのか、対応状況も記録できるので誤送信や二重送信などのミスの心配もなくなります。
評判のメールワイズの特徴
メールシステムとしてとても評判がいいメールワイズですが、実際にどのような特徴があるのでしょうか。ここからは、メールワイズの特徴について詳しく解説します。
共有できるメールシステム
メールワイズの最大の特徴は、メールをチームや企業全体で共有できるメールシステムであるという点です。企業の多くが、ホームページや社員の名刺などに記載する代表メールがあります。代表メールには、取引先のメールや社外からの問い合わせなどのメールが毎日のように大量に届きます。
メールを管理できるメールシステムのメールワイズを活用すれば、代表宛のメールをチーム内で確認でき、内容によって担当者に振り分けることが可能です。
共有するメンバーは必要に応じて変更可能です。社内で移動があり担当者が変更した場合には、メールワイズの根幹の変更ではなく、共有メンバーを変更するだけで良いので配置換え後の業務にも支障ありません。
メールワイズで管理するメールには、誰が返信したかなどの対応状況などを記録できる対応履歴やコメントを書き込めます。チームでメールに対応する上で大切な、メンバーの間でのコミュニケーションを円滑にして、誰がどのような対応を取ったのかを記録し、二重対応や対応漏れを防げる機能が特徴的なメールシステムです。
アドレスの一括管理
メールワイズでは、届いたメールにチームで対応できるだけではありません。アドレス帳も共有して一括管理できるという特徴があります。社員それぞれが使っているPCのメールアプリに顧客や取引先の個人情報を保存してしまうと、顧客や取引先の個人情報が流出する可能性があります。
また、顧客情報や取引先情報がPCごとに分散してしまうと、対応の漏れや二重対応などが発生しやすくなります。メールシステムのメールワイズを活用すれば、メールワイズのシステム内部に、顧客や取引先の情報を保存できます。
また、顧客や取引先の情報は、担当部署や担当者別など、社内で必要な形式に分類することも可能です。メールワイズでメール共有している担当者は、必要に応じてメールシステム内から顧客情報や取引先情報をその都度引き出し、他の部署の対応状況なども確認できるという特徴があります。
配信に使える一斉送信
メールワイズの特徴は、個別のメールに対応するための特徴だけではありません。メールの一斉送信機能も利用できるメールシステムであるという特徴があります。送信できる宛先は、メールワイズのアドレス帳に登録されている顧客だけではありません。CSVファイルから読み込んだメールアドレスへの一斉送信も可能です。
メールの一斉送信機能の特徴を活用すれば、メールマガジンの配信や、顧客や取引先へのキャンペーン情報や新着情報のリリースの一斉配信にも役立てることができます。
メールワイズに搭載されている「予約語機能」を使うと、メールの文面に顧客の名前や企業名を自動で挿入することもできます。メールのタイトルや文面に自分の名前が入っているとメールの開封率が上がるので、この機能はメールマーケティングを行う企業にとっては欠かせない特徴です。
テンプレートの利用
企業宛に届くメールの内容はよくよく分析してみると、返信するべき内容は似通っています。すべてのメールに手動で返信するのは膨大な手間がかかり現実的ではないので、届いたメールの内容を分析した上で、テンプレートを作成すると業務の手間を大幅に軽減できます。
メールワイズの特徴として、よくあるメールの返信のパターンをテンプレートとして登録できます。テンプレートの中に予約語を挿入できるように設定しておくと、自動で顧客の名前や日付も挿入できるので、メールを受け取った相手はテンプレートではなく確かに自分宛てに送信されたメールだと感じられるでしょう。
メールワイズのテンプレート機能の特徴を活用すれば、メールの文面を作成する手間を大幅に削減できます。
行動履歴の管理
メールワイズはメールを管理するためのメールシステムですが、メール以外の対応の履歴も記録できるという特徴があります。顧客対応や取引先への対応には、電話対応や直接先方を訪問することもあります。
メールワイズのアドレス帳にはメールでの対応履歴だけではなく、電話や訪問での対応の履歴を記録して、時系列で対応状況を確認できる機能も搭載されています。
集計の確認
メールワイズには集計機能も利用できるという特徴があります。担当者ごとの対応状況をグラフ化したり、お問い合わせやトラブルといったメールの種類ごとのカテゴリに分けて、どのような種類のメールが多いのかを集計したりすることができます。
集計機能を使いこなすことで、全体の傾向や担当者の処理件数などを把握しやすくなり、どのように業務を改善したら良いのか、対応状況に改善点がないかを洗い出しやすくなります。
メールワイズの評判に関わる利用料金
メールワイズの導入にはどのくらいの料金がかかるのでしょうか。こちらでは、メールワイズの料金について解説します。
無料版
メールワイズを導入するべきかどうか迷っているようなら、料金無料で30日間メールワイズのすべての機能を利用できる無料お試しを試してみるといいでしょう。料金無料の無料お試しを利用しても、30日後に有料アカウントに自動的に移行して課金されることはありません。安心して利用できます。
クラウド版
メールワイズのクラウド版には月額料金が違うスタンダードコースとプレミアムコースがあります。それぞれの料金と機能は次のとおりです。
| スタンダードコース | プレミアムコース | |
| 初期導入料金 | 0円 | 0円 |
| 月額料金(1ユーザーあたり) | 500円 | 1,500円 |
| 年額料金(1ユーザーあたり) | 5,880円 | 17,640円 |
| 登録可能メールアドレス | 10個まで | 20個×5 |
| メールアプリケーション | 1個 | 20個×5 |
| ストレージ | 5GB×ユーザー数 | 5GB×ユーザー数 |
プレミアムコースの料金はスタンダードコースの3倍ですが、登録可能なメールアドレスは3倍以上です。プレミアムコースにはメールスペースを5個作成できます。1つのメールスペースには10個のメールアドレスを登録できるメールアプリケーションが20個登録できるので、重複無しで登録したら1,000個のメールアドレスを管理できます。
料金がかかっても、多くのメールアドレスを管理したいということであれば、プレミアムコースを選択することをおすすめします。
その他には料金のかかる有料オプションがあります。外出先や自宅からでも安全にアクセスできるセキュアアクセスが月額料金1ユーザーあたり250円、ディスク増設10GBで月額料金1,000円です。
パッケージ版
クラウド利用ではなく、自社サーバーに設置するタイプのメールワイズのパッケージ版の利用料金は次のとおりです。
| 年額料金 | 継続ライセンス料金(1年毎) | |
| 5ユーザー版 | 298,000円 | 59,600円 |
| 10ユーザー版 | 389,000円 | 79,600円 |
| 15ユーザー版 | 489,000円 | 99,600円 |
| 30ユーザー版 | 689,000円 | 129,600円 |
| 50ユーザー版 | 848,000円 | 169,600円 |
| 無制限版 | 980,000円 | 196,000円 |
メールワイズの使い方
メールワイズの使い方はどのような使い方でしょうか。今後の導入に不安を感じている方のためにクラウド版とパッケージ版の使い方を簡単に解説します。
クラウド版の場合
クラウド版メールワイズのログインするまでの使い方です。まずはPCの画面でブラウザを起動して、メールワイズのサブドメイン入力画面にアクセスします。企業ごとにサイボウズのクラウドサービスのサブドメインが発行されています。最初の使い方ではサブドメインを入力して「ログイン画面へ」をクリックします。
するとログイン画面が開きます。正しいログイン名とパスワードを入力するとログインできます。もしもログインへの使い方に必要なサブドメインやログイン名がわからない場合には、社内のメールワイズの管理者に問い合わせましょう。
パスワードの有効期限が切れていたり、忘れてしまったりした場合には新しいパスワードを発行しましょう。
パッケージ版の場合
パッケージ版メールワイズの使い方は次のとおりです。まずはPCでブラウザを起動します。次にメールワイズのURLにアクセスします。メールワイズのURLはサーバー環境や企業によって異なります。
パッケージ版の使い方では、ログイン方法は2種類あります。組織名、名前、パスワードを入力する使い方と、ログイン名とパスワードでログインする使い方です。どちらの使い方でログインできるのかは、社内のメールワイズのシステム管理者に問い合わせてみましょう。
評判が分かるメールワイズを利用するメリット
企業がメールワイズを導入することには、メリットもあればデメリットもあります。メリットとデメリットを比較した場合、メールワイズではメリットのほうが大きいでしょう。メールワイズ導入でどのようなメリットを得られるのか、主な4つのメリットについて解説します。
チームが連携しやすくなる
メールワイズを導入することで、チームの連携を取りやすくなるというメリットがあります。メールワイズなどのメールシステム導入前は、多くの企業では社員それぞれがメールを個別に管理するしか無く、メール対応やその他の顧客対応が担当者ごとにバラバラに任されていました。
メールワイズを導入すると、チームや社内全体でメールを共有して、対応状況などを確認できます。メールでやり取りしている案件について、チーム全体で共通認識を持つことが可能になり、対応方法もチーム内で連携して確認しながら統一した認識で対応することができます。
以前は担当者が不在だと対応できなかったことでも、メールワイズ導入で代わりの人が対応できるようになるというメリットもあります。
対応状況の確認ができる
メールワイズでは届いたメールに対して、いつ、誰が、どのような対応をしたのかを記録することができます。メールを共有しているチームメンバーなら、メールへの対応状況も共有することができるので、二重対応や対応漏れを防止できるというメリットがあります。
二重対応してしまうと、担当者によって全く正反対の回答をしてしまうこともあり、顧客や取引先からの信用を失ってしまう危険性もあります。メールワイズを導入すれば、そのようなミスは確実に減らすことができます。
セキュリティ面の不安を軽減できる
現在、新規契約できるメールワイズはクラウド版だけなので、クラウドサーバーからの情報流出などのセキュリティ面を不安視する声も聞かれます。しかし、メールワイズでは厳重なセキュリティ対策を施しているので、なりすましのログインなどの心配はないでしょう。
メールワイズでは次の3つの点に重点を置いたセキュリティ対策を施しています。
- 不正アクセス対策
ログイン画面へのアクセスを、IPアドレス認証、Basic認証、証明書の発行によるセキュリティアクセスの組合せで制限して、許可されていない第三者がアクセスできないように徹底しています。 - 不正ログイン対策
万が一、ログイン画面に第三者がアクセスできたとしても、不正ログインを防ぐための対策を管理者が取ることができます。パスワードに有効期限を設けたり、長くて英数字が混ざった複雑なパスワードを設定するなどのポリシー管理が可能です。 - 脆弱性対策
脆弱性とはPCのOSやソフトウェアに生じるセキュリティ上の欠陥です。不正アクセスでは、脆弱性を突く手法が問題になっています。メールワイズを開発、販売しているサイボウズでは、製品の脆弱性やOSやPCで利用しているその他のソフトウェアの脆弱性による被害を防止策を講じています。
この他にも、データの消滅に備えたバックアップや、万が一の災害や障害が発生した場合の対策などが厳重に取られています。
情報を一括管理できる
メールワイズのアドレス帳にはメールアドレス以外の情報も紐付ける事ができます。メールアドレスが企業のものであれば、アドレス帳に企業情報を登録し、メールアドレスと紐付けることが可能です。個人の顧客であれば、これまでの購入履歴などとメールアドレスを紐付けることが可能です。
顧客の詳細な情報をメールアドレスと紐付けて一元管理することで、メールでの対応も顧客のニーズに最も合うものに工夫することが可能です。
また、顧客管理システムとメールワイズを連携させることで、顧客リストからメールワイズを利用してのメール送信なども可能になります。
評判が分かるメールワイズを利用するデメリット
メールワイズを利用することにはデメリットはないのでしょうか。導入前に理解しておいたほうがいい2つのデメリットについて解説します。
パッケージ版の新規ライセンス販売が終了している
メールワイズにはインストールなしで利用できるクラウド版と、サーバーへのインストールが必要なパッケージ版があり、それぞれ使い方や料金が異なることを解説してきました。クラウド版はパッケージ版よりも使い方が簡単で料金が安いというメリットがある一方で、万が一IDとパスワードが流出したときのダメージが大きいというデメリットがあります。
一方のパッケージ版は料金が高いというデメリットがありますが、自社サーバーで情報を管理できるというセキュリティ面でのメリットがあります。しかし、メールワイズのパッケージ版の新規ライセンスはすでに終了しているという点は大きなデメリットでしょう。
パッケージ版を利用してきた企業は2025年1月までは継続ライセンス料金を支払うことで継続して利用可能ですが、その後はクラウド版へ移行しなくてはいけません。セキュリティ面での懸念などからパッケージ版の導入を検討していた企業も、メールワイズのパッケージ版は今後は利用できない点はデメリットとしてあることを理解しておいたほうがいいでしょう。
操作への慣れが必要な場合がある
もう一つのデメリットは、UIが少し古く使いにくいというデメリットがあります。メールワイズだけでなく、サイボウズから提供されているツール全般に言えるデメリットですが、最新のツールやアプリの利用に慣れている人にとっては、メールワイズのUIは操作しにくいというデメリットがあります。
ただし、全く操作できないというデメリットではなく、時間をかけて慣れれば特に問題はありません。それほどこの点は大きなデメリットとは言えないかもしれません。
メールワイズの評判が分かる導入事例と口コミ
デメリットよりもメリットのほうが大きいメールワイズをすでに導入している企業にはどのような事例があるのでしょうか。これからメールワイズの導入を検討したいという企業の担当者の方に参考になる事例や口コミを見ていきましょう。
確認漏れへの対策が出来ている
幅広く事業を展開しているA社の事例をご紹介します。A社では取引先や顧客から日々膨大な量のメールが届きますが、メールを管理できる体制が整っていませんでした。そのために、メールの内容確認が遅れがちになり、担当者が不在の時には取引先からの連絡やクレーム対応が遅くなることがありました。
また、メールの見落としも頻繁に起きてしまい、会社の評価を落とす一因ともなっていました。そこで、メールワイズを導入して社員が全員メールを確認できるようにしました。すると、この事例では取引案件やプロジェクトについて全社員に可視化され、メールの見落としもなくなりました。
A社の事例では、あわや取引先からの信用問題になりかねないところまで行きましたが、メールワイズ導入により信用回復に繋がりました。
重複のリスクを軽減できている
B社の事例をご紹介します。B社の事例では、1つの問い合わせメールに対して違うスタッフが時間差で対応して、全く違う内容の回答をしてしまうということが発生しました。そこで、問い合わせメールへの対応状況が把握できるメールワイズを導入しました。
この事例では、メールワイズ導入後、以前のような同じメールに二重で対応するといったミスはなくなりました。また、メールに関する業務もメールワイズを活用して整理した結果、9割方のメールをテンプレートで返信できるようになり、メールオペレーターの手動による対応の負荷を大幅に軽減できました。
また別のC社の事例でも二重送信防止の為にメールワイズを導入したという事例がありました。1つの問い合わせに対して、二重で別の返信が来るというは顧客を怒らせてしまう原因になってしまいます。これらの事例のように、重複メールを防止したいという場合には、メールワイズの導入がおすすめです。
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多くの企業では、企業への問い合わせ先としてメールアドレスを公開しているので、毎日届く大量のメールの処理をどうしたら良いのか、困っている企業も多いことでしょう。メールワイズはそのような企業のメールの扱い方に関する悩みを解決できる優れたメールシステムです。
メールワイズの導入事例でもご紹介したように、企業が犯しがちな対応漏れや二重対応といったメール対応でのミスの多くはメールワイズで解決できます。事例でご紹介した企業のように、メールワイズ導入でぜひ貴社のメールに関する課題を解決してみましょう。まずは、メールワイズの無料お試しからぜひ試してみましょう。
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