プロジェクト管理ツールとは？

プロジェクトが予定期日までに終わらない、途中で方向性が曲がってしまい修正が難しくなる、ということはよくあります。そのような場合に、もしもプロジェクト管理ツールを導入していたら、うまく管理できたかもしれないということはよくあります。この記事では、プロジェクト管理ツールとはどのようなツールで、おすすめのツールにはどのようなものがあるのか詳しく解説します。

プロジェクト情報を効率よく管理できるツール

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトに関する情報を効率的に管理することができるツールです。それぞれの担当者に割り当てたタスクの内容や、担当者のタスクの進行状況などを一元管理できます。その結果、プロジェクトの進行途中で発生した問題にその都度適切な対処が取れるようになり、期日の遅れなどが生じにくくなります。

プロジェクト管理で起きやすい課題

プロジェクトを管理する上で起こりがちな問題とは次のようなものです。

• コミュニケーションの問題
• 不明瞭なプロジェクトの目的
• リスク管理
• 予定外の仕事が発生した場合の対応
• スタッフの適切な配置

プロジェクト管理ツールを導入することで、プロジェクトの目的や進行状況を把握し共有しやすくなります。その結果として、プロジェクトの完成度が以前よりも高いものとなります。

プロジェクト管理ツールを使うメリットとデメリット

プロジェクト管理ツールを導入することにはどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。

利用する際のメリット

プロジェクト管理ツールを導入するメリットの一つ目は、プロジェクトの全体像を共有し、進捗状況を可視化できる点です。自分が請け負っているタスクがプロジェクトのどの部分を請け負っているのかをスタッフそれぞれが理解できるようにすることで、それぞれの仕事の質とチーム力を高める効果を期待できます。

もう一つのメリットは進捗状況を一元管理できる点です。特定のスタッフに過大な負担がかかっていないか、進捗に遅れのあるところはないかを管理者が常に把握できるようになるので、人員配置を適切に修正できるようになります。

利用する際のデメリット

プロジェクト管理ツールを導入するデメリットとは、ツールの導入に対する抵抗が大きい場合があることとコストがかかる点です。

ITなどデジタルツールを利用するのが当たり前の現場なら、新しいツールの導入に抵抗はありません。しかし、DX化が進んでいない職場の場合には、新しいデジタルツールの導入へのスタッフからの抵抗が大きい場合があります。

また、プロジェクト管理ツールの多くが利用するのに料金がかかり、コストの問題も生じます。

プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールを導入するときには、どのようにツールを選んだら良いのでしょうか。プロジェクト管理ツールの選び方について解説します。

インストール型やクラウド型の対応タイプ

プロジェクト管理ツールを導入するときには、まずはインストール型かクラウド型かどちらを選ぶのか決めましょう。インストール型とは、会社のサーバーにインストールして、社内ネットワークの中だけで利用するものです。社外からの接続が難しい場合がありますが、情報流出などの危険性はクラウド型よりも小さくなります。

クラウド型とは、インターネットに接続して利用するもので、情報はツールの運営会社が用意したクラウドサーバーへ保存されます。インターネットに接続できる環境であればどこからでも利用可能なので、テレワークや社外での作業、外回りの営業が多い場合におすすめです。

インターフェースの状況

プロジェクト管理ツールを導入する場合には、インターフェースもよく確認した上で導入しましょう。それぞれの企業によって、必要となる入力項目は違います。使いやすい画面のデザインも異なります。自社で必要な項目を利用できるか、プロジェクトの把握がしやすいかをよく確認して選びましょう。

有料無料の導入コスト

プロジェクト管理ツールには有料のものと無料のものがあります。有料のものでも無料体験で使い勝手を確認できるものもあります。完全無料で使い続けられるものは、導入コストがかかりませんが、使える機能が制限されています。導入コストと利用したい機能については事前によく検討しましょう。

利用する言語

現在、日本国内で利用されているプロジェクト管理ツールの多くが海外製のツールです。純国産ツールは少ないのが現状です。海外製のツールの場合には、日本語対応に不安があるものもあります。

ツール自体は日本語化されていても、日本語でのサポート体制が整っていない場合もあります。海外製のツールでも日本に事務所をおいて、日本語でのサポート体制が整っているものを選んだほうが、何かあった場合に安心できます。

利用できる機能

一口にプロジェクト管理ツールと言っても、それぞれのツールで利用できる機能はツールによって大きく異なります。どのような機能が使えるのかは、それぞれのツールのホームページで解説されています。

自社のプロジェクト管理にはどのような機能が欲しいのかを事前によく検討した上で、必要な機能を使えるツールを選ぶようにしましょう。

おすすめのプロジェクト管理ツール【クラウド型対応】

ここからはおすすめのプロジェクト管理ツールを紹介していきましょう。まずはクラウドに対応しているクラウド型対応プロジェクト管理ツールです。クラウド型対応のプロジェクト管理ツールはインターネットに接続できる環境であればどこからでもプロジェクトの進捗状況を確認できます。

テレワークや現場や外回りの営業中でも、プロジェクト内容の確認や進捗の報告を入力できるというメリットがあります。クラウド型のプロジェクト管理ツールのおすすめ製品はどのようなものがあるのか、詳しく見ていきましょう。

Asana

クラウド型のプロジェクト管理ツールのおすすめはAsanaです。タスクを整理して割り当てるリストビュー、時間系列でのプロジェクトの流れを確認できるタイムライン、ToDoをわかりやすく視覚化できるボードなどの機能によって、一つ一つの小さなタスクと大きな流れの中でのプロジェクトの進捗状況をメンバー全員が確認しやすくなります。

URL:https://asana.com/ja?noredirect=

Trello

クラウド型対応のプロジェクト管理ツールのおすすめはTrelloです。Trelloではボードからカードとリストを作成することで、プロジェクトの全体的な進行状況を確認できます。タスクの割当、タイムラインなどをボードで管理し、リストやカードの機能でタスクを管理していきます。単純作業をノーコードで自動化できる機能もあり、チームの力をもっと肝心なことに集中させることもできます。

URL:https://trello.com/ja

OBPM Neo

クラウド型対応のプロジェクト管理ツールのおすすめはOBPM Neoです。OBPM Neoはプロジェクトマネジメントの世界標準に国内で唯一準拠しているプロジェクト管理ツールで、レベルの高いプロジェクトマネジメントを実現できます。品質、コスト、スケジュールの管理だけでなく、スタッフ管理、リスク管理、コミュニケーション、調達管理なども統合して管理できます。

URL:https://products.sint.co.jp/obpm

Pace

クラウド型対応のプロジェクト管理ツールのおすすめはPaceです。スタッフが毎日入力する日報の作業内容と作業時間からプロジェクトの営業利益を見える化して、プロジェクトごとの採算性をリアルタイムで視覚化できます。通常のプロジェクト管理ツールにあるような日報やメンバー管理の機能の他に、作業分析や利益シミュレーション機能があり、スタッフ一人あたりの生産性向上に役立つツールです。

URL:https://paces.jp/

Brabio!

クラウド型対応のプロジェクト管理ツールのおすすめはBrabio!です。Brabio!は初心者でもガントチャートを簡単に作れる、プロジェクト管理初心者におすすめのツールです。チャート作成や進捗管理、マイルストーン管理がわかりやすく誰でも簡単にできるようになります。Excelの10倍速い作業が可能になります。

URL:https://brabio.jp/

Jooto

クラウド型対応のプロジェクト管理ツールのおすすめはJootoです。Jootoはこのようなツールを使ったことがない人でも、ドラッグ＆ドロップの簡単操作だけで直感的に使えるように設計されているとても使いやすいプロジェクト管理ツールです。カンバン方式で、全体像と進捗が一目で把握しやすいプロジェクト管理ツールです。

URL:https://www.jooto.com/

monday.com

クラウド型対応のプロジェクト管理ツールのおすすめはmonday.comです。monday.comでは、プロジェクト管理、タスク管理、人事管理、マーケティングなど、企業の業務をこれ一つでカバーできるツールです。これらのすべてがプロジェクトごとにたった一つのワークスペースで管理でき、プロジェクトの全体管理が可能なツールです。ワークスペースの設定は直感的な操作でたった数分で完了でき、現在使っているその他のツールとの連携も可能です。

URL:https://monday.com/lang/ja/

Brushup

クラウド型対応のプロジェクト管理ツールのおすすめはBrushupです。Brushupはクリエイティブ関連やWebコンテンツ関連のプロジェクト管理、工程管理のためのツールです。大量に上がってくるイラストや動画、ドキュメントなどに対して、スマホやタブレットから手書きでコメントを入れられます。PCからでもコメントしやすく、他のアプリを利用しなくてもコンテンツへのフィードバックが簡単にできるツールです。

URL:https://www.brushup.net/

Time Krei

クラウド型対応のプロジェクト管理ツールのおすすめはTime Kreiです。Time Kreiはテレワークでのプロジェクト管理におすすめのツールです。プロジェクトを経営者、管理職、スタッフのそれぞれの視点から管理・分析できるツールです。プロジェクト管理で起こりがちな、予定と実績のギャップをわかりやすく表示し、それぞれの視点から改善策を考えることができるツールです。

URL:https://timekrei.tenda.co.jp/

Taskworld

クラウド型対応のプロジェクト管理ツールのおすすめはTaskworldです。Taskworldは、世界基準でのプロジェクト管理が可能なツールです。直感的な操作で使いやすく、プロジェクトを横断的にシームレスなチームでの管理が可能になります。プロジェクト管理機能だけでなく、ファイル管理やチャット機能なども搭載していて、テレワークにおすすめのツールです。

URL:https://taskworld.com/ja/

Lychee Redmine

クラウド型対応のプロジェクト管理ツールのおすすめはLychee Redmineです。Lychee Redmineは完全国産のプロジェクト管理ツールで、日本企業からの依頼を受けて発展させてきたツールです。日本の企業の強みであるチーム力を生かしたプロジェクト推進を実現させるために、進行状況をリアルタイムで把握して、メンバーの負荷状況などを逐次修正することが可能になります。

URL:https://lychee-redmine.jp/

My Redmine

クラウド型対応のプロジェクト管理ツールのおすすめはMy Redmineです。My Redmineは、オープンソースのプロジェクト管理ソフトのRedmineをベースとして開発されたツールです。半年ごとのアップデートにより、Redmineの最新の機能を常に使い続けることが可能です。Redmineの開発メンバーがサポートメンバーに加わっているので、安心して利用することができます。

URL:https://hosting.redmine.jp/

おすすめのプロジェクト管理ツール【多機能】

プロジェクト管理ツールを導入するのなら機能性の高い多機能なものを導入したいという声もあります。こちらでは、多機能なプロジェクト管理ツールのおすすめをご紹介します。

AppSuite

多機能なプロジェクト管理ツールのおすすめはAppSuiteです。AppSuiteはプロジェクト管理専門のツールではありません。業務に必要なアプリをそれぞれの会社に最適化した形で簡単に作れる業務アプリ作成ツールです。AppSuiteを利用すると、必要な機能を持ったアプリを簡単に作れます。それぞれの会社で使いやすいプロジェクト管理ツールを作ることも可能です。また、それ以外の業務効率化のためのアプリも簡単作成できます。

URL:https://www.desknets.com/neo/appsuite/

関連記事：AppSuite（アップスイート）の特徴や評判は？料金プランと機能や口コミを解説！

follow

多機能なプロジェクト管理ツールのおすすめはfollowです。followはNTTコミュニケーションズから提供されている残業管理や工数管理などの勤務管理のためのツールです。followの特徴は、国内最高レベルのセキュリティが施されている点です。NTTの通信網と同じデータセンターで運用しているので、安心して利用できます。

URL:https://www.nttcom.co.jp/follow_s/follow-saas/

JECTOR

多機能なプロジェクト管理ツールのおすすめはJECTORです。JECTORはクリエイティブ関連企業のために開発されたクラウドストレージです。クリエイターとのデータのやり取りをJECTOR一つで行えます。フィードバックやコミュニケーションもJECTORで可能です。高度なセキュリティで安心して貴重な著作物を守ることが可能です。

URL:https://www.jector.com/

TimeCrowd

多機能なプロジェクト管理ツールのおすすめはTimeCrowdです。TimeCrowdはスタッフそれぞれの業務時間を見える化できる時間管理ツールです。まずは業務時間中のスタッフそれぞれの時間の使い方をデータとして記録します。記録したデータはTimeCrowdのレポート機能によって自動で集計されます。集計されたデータから時間の使い方で改善するべき点を検討し、業務の効率化をどのように測るのかをチームで考えることができます。

URL:https://timecrowd.net/

SpreadOffice

多機能なプロジェクト管理ツールのおすすめはSpreadOfficeです。SpreadOfficeはExcelやWordなどに分散していた企業の帳票管理と、データの集計を効率化するためのツールです。受注管理や発注管理ができる機能も搭載されていて、商談から受注、請求、発注までの一連の流れを一元管理できます。また承認フローの効率化も図れます。

URL:https://www.spreadoffice.com/

賢人ワークフロー

多機能なプロジェクト管理ツールのおすすめは賢人ワークフローです。賢人ワークフローは、修理や保守管理を専門に行う企業におすすめのプロジェクト管理ツールです。顧客管理システムと請求・管理システム、部品の在庫管理システムがこのツール一つに搭載されています。修理や保守管理業務に必要な管理データをこのツール一つで一元管理できます。

URL:https://www.kengin.co.jp/series/index.html

おすすめのプロジェクト管理ツール【無料で使える】

プロジェクト管理ツールを導入したいけれども、できれば導入にあたってのコストをかけたくないという企業も多いことでしょう。有料プランと比べると機能が制限されますが、完全無料で使い続けることができるプロジェクト管理ツールもあります。無料でも利用可能なプロジェクト管理ツールのおすすめをご紹介します。

Jira

無料で使えるプロジェクト管理ツールのおすすめはJiraです。Jiraはソフトウェア開発企業に役立つプロジェクト管理ツールです。ソフトウェア開発の計画からプログラマーの作業状況の追跡、必要に応じてのディスカッションが可能です。Jiraには10ユーザーまでなら完全無料で利用できる無料プランが用意されています。

URL:https://www.atlassian.com/ja/software/jira

Wrike

無料で使えるプロジェクト管理ツールのおすすめはWrikeです。Wrikeは管理者にもスタッフにも使いやすいプロジェクト管理ツールとして評価されているツールです。使い方が簡単で、業務の自動化やダッシュボードの作成により、連絡業務や調整業務の負担を大幅に軽減することができます。

Wrikeには完全無料で使い続けられる無料プランがあります。タスク数の制限やストレージ容量2GBまでと機能は限られますが、小規模に利用したい場合におすすめです。

URL:https://www.wrike.com/ja/

Todoist

無料で使えるプロジェクト管理ツールのおすすめはTodoistです。Todoistはビジネスでのプロジェクト管理だけでなく、プライベートでのタスク管理ツールとしても世界的に人気が高いツールです。完全無料で使い続けることができる無料プランでは、5件までのプロジェクトを5人まで共有して利用できます。

URL:https://todoist.com/ja/home

プロジェクト管理ツールを使う時の注意点

プロジェクト管理ツールを導入するときにはいくつか注意点があります。プロジェクト管理ツールを使う上での3つの注意点について解説します。

ルールを定めて運用する

プロジェクト管理ツールを導入するときには、企業内やチーム内での共通したルールを作るようにしましょう。入力するときの用語の使い方や入力するタイミングなどのルールが明確化されていないと、入力した人しか書いてあることがわからない、ということになりかねません。事前にプロジェクト管理ツールの運用ルールは明確化して、チーム全員の共通認識とするようにしましょう。

導入までのプランを立てる

現在進行中のプロジェクトに対して、新規にプロジェクト管理ツールを導入するときには、導入するまでのスケジュールをしっかりと把握した上で、プロジェクトの進行に支障をきたさないように気をつけましょう。

ツールを運用する上でのルールとスケジュールを明確化せずに、いきなりツールを入れてしまうと、現場は大混乱に陥ります。プロジェクトの進行そのものに影響を与える可能性も出てしまうので、その点によく気をつけましょう。

運用状況の確認や認識を深める

プロジェクト管理ツールを導入するときには、ツールを利用するスタッフの教育を十分に行いましょう。特にITに関して苦手意識を持っている人が多い現場に投入する場合には、それぞれのスタッフが不安なく使いこなせるようになるまで手厚くサポートした方がいいでしょう。

プロジェクト管理ツールは、チームのメンバー全員が利用しなければ意味がなくなってしまいます。それぞれのスタッフがちゃんと使いこなせているかどうかをこまめに確認して、使いこなせていないメンバーの教育はしっかりと行いましょう。

プロジェクト管理ツールで効率よく情報を管理しよう

企業によってはプロジェクト管理ツールの導入にハードルが高い場合もあるでしょう。しかし、導入してすべてのスタッフが活用できるようになると、大きな力を発揮してくれるツールです。ぜひ、プロジェクト管理ツールを導入して効率良く進捗状況を管理できるようにしましょう。

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