NotePMとは？
多くの企業で働く多くの人が、何かわからないことや社内のデータを調べたいときに、誰に聞いたらいいのか、どこに必要なデータがあるのか、わからずに困った経験があるでしょう。
NotePMはそのような場合に、社内の文書やデータを1箇所にまとめて管理して、必要な人が必要なときに情報を引き出せるようにするための便利なツールです。この記事では、社内の情報管理にとても便利なNotePMについて詳しく解説します。
社内のナレッジを共有するための社内wikiツール
NotePMとは、社内のナレッジを社内やチームで共有するための社内wikiツールです。wikiとは、不特定多数のユーザーが共同して文書を編集するためのツールのことです。社内wikiとは、社内のスタッフが社内の業務に必要な情報を自由に編集して、閲覧できるようにするものです。
NotePMは、社内の情報を1箇所にまとめたり、スタッフが社内で役立つマニュアルを作成して誰でも見られるようにできる社内wiki作成ツールです。
NotePMで作成できる文書とは？NotePMで作成できる文書の種類は次のとおりです。
- マニュアル
- 日報
- 議事録
- 社内報
- FAQ
- 報告書
- ノウハウ
マニュアルだけでなく日報や報告書などもNotePMで管理することで、誰がいつ、どのような業務を行ったのかという情報もNotePMで管理できるようになります。
NotePMの特徴とは？
NotePMにはどのような特徴があるのでしょうか。他の社内wikiツールと比較した場合のNotePMの7つの特徴について解説します。
社内ナレッジを簡単に蓄積できる
NotePMには文書を簡単に作成編集できる機能があります。社内のマニュアルなどを簡単に作成できます。NotePMを導入することで、社内のスタッフが社内の業務で得た知見をページにまとめてアップして蓄積できます。
多くのスタッフが自分の知見をアップすることで、社内ナレッジをNotePMに簡単に蓄積できるようになるという特徴があります。
使いやすくスピーディな検索機能
多くのナレッジがNotePMにアップされても、必要な人が必要なときにその情報を見つけることができなければ意味がありません。
NotePMにはとても使いやすい検索機能が搭載されています。検索は文書のタイトルや見出しだけでなく、本文内も検索対象とします。検索スピードも速いので、ストレスなく欲しい情報までたどり着きやすいという特徴があります。
多様な権限設定が可能
wikiに蓄積された情報の信頼性は、誰が文書を編集したのかによって大きく揺らいでしまいます。NotePMでは、ページごとに細かく権限設定が可能だという特徴があります。編集可能なユーザーや、閲覧可能なチームや組織、ユーザーの設定など、細かく権限を設定できます。権限がない人が編集や閲覧することはできません。
また、ページごとに誰がいつ編集したのか、閲覧したのか、という記録も自動で残せるので、不正なアクセスや編集が行われても追跡可能です。
強固なセキュリティ
社内wikiには社内の機密情報やスタッフや顧客の個人情報などもアップされるので、セキュリティ面での安全性はとても大切です。
NotePMでは、権限の設定や編集や閲覧の履歴の自動保存機能の他に、SSLによる通信の暗号化や2段階認証など5つのセキュリティ機能を導入しています。データ流出や不正アクセスに対する対策も安心だという特徴があります。
コミュニケーションツールとしても使える！
NotePMには、スタッフ同士のコミュニケーションを促進するための機能も搭載されているという特徴があります。アップされたページへ他のユーザーがコメントできる機能や、ページを読んだ人が「いいね」や「ありがとう」を簡単に押せる機能があります。
マルチデバイス対応
NotePMはマルチデバイス対応という特徴もあります。スマホやタブレット、複数のパソコンでの利用が可能です。外出先で調べたいことをスマホやタブレットで検索したり、オフィスに居るときにはデスクのパソコンで、テレワークのときにはノートパソコンで編集することもできます。
グローバルな利用が可能！
NotePMにはすべてのページの言語を英語表示に切り替えることができるという特徴もあります。ワンクリックで簡単に言語を英語表示にできます。日本語が分からない海外の拠点の現地スタッフや、取引先にも英語表示で簡単にNotePMから情報を提供できます。
NotePMなら日本語でページを作成しても、英語表示によるグローバル対応が可能だという特徴があります。
NotePMの機能について
NotePMで利用できる機能の詳細について解説します。
文書作成機能
NotePMで利用できる文書作成機能は次のとおりです。
| 機能 | 解説 |
| Markdown対応 | Markdown対応の入力補助機能による簡単入力 |
| 画像編集 | 画像に文字や矢印の書き込みができる |
| テーブルエディタ | Excelのようなテーブルの作成が可能 |
| 添付ファイル | すべてのファイル形式の添付が可能 |
| テンプレート | 日報・議事録・報告書などのテンプレートを豊富に用意 |
| 下書き | 作成途中でも文書を自動で保存 |
| ページ複製 | 既存のページを複製できる |
| PluntUML・数式 | シーケンス図などのUML、TeX記法の数式を利用可能 |
| ページ内埋め込み | Googleスプレッドシート・グラフ・PDF・Twitter・スライドを埋め込み可能 |
検索・整理機能
NotePMで作成したwikiを検索したり整理したりするのに役立つ機能は次のとおりです。
| 機能 | 解説 |
| フォルダ | フォルダで階層化しての情報整理が可能 |
| 全文検索・キーワードハイライト | ファイルの文書内も全文検索できる 検索キーワードのハイライト機能 |
| 変更履歴管理 | 文書の変更履歴を自動で記録 変更箇所のハイライト表示 |
| 未読管理 | 未読ページを確認できる機能 |
| タグ | ページをタグ付けできる機能 |
| お気に入り | よく使うページをブックマークできる |
| アーカイブ | アーカイブして整理できる機能 |
| ピン | 重要な文書をピン留めできる機能 |
コラボレーション機能
他のメンバーと情報を共有するのに役立つ機能は次のとおりです。
| 機能 | 解説 |
| タイムライン | 最新情報の表示 時系列でのチームの活動状況の確認 |
| お知らせ通知 | ページの作成・更新時に特定のユーザーへ通知する機能 |
| コメント | 作成された文書のフィードバックや質問などをコメントで書き込める機能 |
| リアクション | 「いいね」「ありがとう」などをワンクリックでできる機能 |
| 絵文字 | 1,000種類以上の絵文字を用意 |
| 動画共有 | 動画ファイルを文書に埋め込み可能 |
| 同時編集・自動マージ | 複数人で同時更新したときに自動でマージされる |
データ出力・外部連携機能
NotePMで作成した文書をデータ出力したり、外部ツールと連携したりするための機能は次のとおりです。
| 機能 | 解説 |
| NotePM API | APIでの他のシステムとの連携が可能 |
| PDF出力 | ページをPDFで出力可能 |
| Markdown出力 | ページをMarkdown方式で出力可能 |
| データエクスポート | すべてのページのデータをエクスポート可能 |
| データインポート | Officeファイルや他のサービスからの一括インポート機能 |
| レポート | 人気ページやユーザーごとの活用状況をレポートで可視化できる |
| ページの外部共有 | 特定のページを外部へ公開できる |
| チャット連携 | Slack・ChatWork・Teams・LINE WORKSと連携可能 |
| Zapier連携 | 3,000以上のアプリとの連携が可能 |
アクセス権限設定機能
セキュリティ上重要になる編集権限や閲覧権限の設定に関する機能は次のとおりです。
| 機能 | 解説 |
| 柔軟なアクセス制御 | プロジェクト単位・組織単位などノートごとに共有範囲の設定が可能 |
| ゲスト権限・参照専用権限 | 社外メンバー・アルバイト・インターンを無料の参照専用ユーザーとして登録可能 |
| グループ機能 | チームごとにグループを作成してまとめて管理できる |
| ページロック機能 | 特定のページを編集不可にできる |
セキュリティ・その他に関する機能
根幹的なセキュリティに関する機能と、その他NotePMで利用できる機能は次のとおりです。
| 機能 | 解説 |
| 2段階認証 | 2段階認証によるセキュリティ向上 |
| IPアドレス制限 | 正続できるIPを制限可能 |
| 閲覧履歴管理 | ページを見た人・時間が自動で記録される機能 |
| アカウントロック | ログインに連続失敗したときに自動でアカウントロックされる |
| 接続している端末確認・解除 | ログインした端末情報の記録と確認・接続解除が可能 |
| アイコン | 「いらすとや」の標準アイコンを利用可能 |
| ショートカットキー | 便利なショートカットキーを豊富に用意 |
NotePMの料金について
NotePMを利用するためにはどのくらいの料金がかかるのでしょうか。また、料金プランはどのようなプランが用意されているのでしょうか。ここからは、NotePMの料金プランの詳細について詳しく見ていきましょう。
無料体験期間について
NotePMには無料体験期間が用意されています。すべての料金プランで、30日間の無料体験ができます。無料体験後に自動的に課金されることはありません。ぜひ、NotePMが気になっている場合には、無料体験で試してみましょう。
料金プランの詳細について
NotePMの料金プランでは、プランによる利用できる機能の違いはありません。NotePMの料金プランの違いとは、利用するユーザー数の上限人数の違いだけです。NotePMで用意されている料金プランは次のとおりです。
| 料金プラン | プラン8 | プラン15 | プラン25 | プラン50 | プラン100 | プラン500 | プラン1,000 |
| 月額利用料金 | 4,800 | 9,000円 | 15,000円 | 30,000円 | 60,000円 | 30万円 | 60万円 |
| 上限ユーザー数 | 8人 | 15人 | 25人 | 50人 | 100人 | 500人 | 1,000人 |
| ストレージ数 | 80GB | 150GB | 250GB | 500GB | 1TB | 5TB | 10TB |
| 無料招待枠上限 | 24人 | 45人 | 75人 | 150人 | 300人 | 1,500人 | 3,000人 |
プラン100からプラン1,000までの間には、プラン200、プラン300と100人ごとに増えるプランが用意されています。100人増えるごとに月額料金は6万円、ストレージ数は1TB、無料招待枠は300人ずつ増加していきます。
1,000人を超えて利用したい場合には別途お問い合わせください。
料金プランを最大化するためには無料枠の有効活用がおすすめ！NotePMで料金プランを最大化して利用するためには、無料招待枠を上手に使うことが重要です。社内を編集する必要はないけれども、閲覧する必要性が高いのは、社外スタッフとアルバイト、インターンです。編集可能なユーザー数を最小限に絞って、無料招待枠を上手に使いましょう。無料枠の有効活用でコストを抑えた料金プランの選択が可能になります。
NotePMの注意点
NotePMを導入するときに2つ注意したほうが良い点があります。2つの注意点について解説します。
画像の詳細な加工ができない
NotePM導入時の1つ目の注意点は、画像の編集機能が限られている点です。図形や文字の書き込みはNotePMでできますが、トリミングやぼかしを入れるなどの画像加工はできません。図形や文字入れ以外の画像加工が必要な場合には、他の画像編集アプリで加工する必要がある点に注意しましょう。
社内で活用できるかはスタッフの教育がポイントになる
NotePMを導入しても、なかなかスタッフが情報をアップしてくれないという企業も少なくないようです。NotePMでの文書作成や文書編集はそれほど難しくないので、簡単に誰でも情報をアップできるということは導入時に周知する必要はあります。
導入時には、利用してほしいスタッフ、特に無料招待枠ではなくページの作成や編集ができるユーザーとして登録するスタッフへの教育が、NotePMを効果的に活用できるかどうかの大きな分かれ目になります。教育体制の構築も導入時によく検討しましょう。
NotePMの評判について
NotePMを実際に利用した人からの評判について見ていきましょう
評価の高い評判
NotePMに対する評価の高い評判は次のとおりです。
「Wikipediaのようなただの文字の羅列にするのではなく、フォントやカラーを使った編集ができる点がとてもいい。見やすい文書を簡単に作成できる。」
「契約している料金プランと比べると、使える機能が多いように感じている。Facebookを使うような感覚で気軽に投稿できる点がとてもいい。」
「社内で独自ネットワークを構築しなくても利用できる点がとても使い勝手いい。」
改善を求める評判
NotePMに対して改善点を求める評判もあります。
「書類のプレビュー機能がなく、ダウンロードしないと全部見られない点は改善してほしい。」
「トップ画面のカスタマイズ機能がほしい。利用する人それぞれが最も使いやすい画面に編集できるととてもいい。」
NotePMを他のツールと比較すると？
NotePMを他の同じようなツールと比較すると、どのツールが良いのか気になる方も多いようです。NotePMを比較するのなら、flouuというツールと比較してみるのがいいでしょう。
flouuは、社内に分散している情報を一元管理できる社内ナレッジ管理ツールです。基本料金は1ユーザーあたり月額550円で、ユーザー数によって料金が変わる点が、NotePMとは大きく異なる点です。
NotePMで社内ナレッジを確実に蓄積していこう！
NotePMを利用することで、社内のナレッジを簡単に共有できるようになるだけでなく、情報やデータも一元管理できるようになります。インポート機能を使えば、現在社内のそれぞれのパソコンに入っているデータもNotePMで管理することが可能です。
ぜひ、社内の情報管理やナレッジの共有方法をより使いやすい形にする必要性を感じているのなら、とても使いやすいNotePMの無料体験を申し込んでみましょう。
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