DocBaseとは？

多くの企業が、社内の文書やメモの保管方法をどうしたらいいのか、色々と対策法に困っています。チャットツールでのやりとりやクラウドに保存したドキュメントなどの文書やメモを参照したくても、どこに何があるのかわからなくなってしまい、なかなか見つからないということも少なくありません。

そのような企業の悩みを解決できるツールが、小さく始められるメモ共有ツールのDocBaseです。DocBaseとは、社内に分散してしまいがちなメモや文書を一元管理するためのツールです。

この記事では、DocBaseの機能や特徴、活用事例、料金などについて詳しく解説します。

DocBaseの特徴

DocBaseの機能の特徴とはどのような特徴なのでしょうか。DocBaseの主な5つの特徴について解説します。

メモの作成が簡単

DocBaseの最大の特徴は、メモを簡単に作成できることです。DocBaseでのメモとは、気軽にメモパッドに書き取るメモだけでなく、作成して保存する文書をすべてメモと呼びます。DocBaseのメモ作成機能には、メモの作成に慣れていない人でも簡単に文書作成ができるように、Markdown記法という方法が採用されています。

この記法では、簡単な使い方でメモの見栄えを見やすいように整えることができます。また、DocBaseの仕様に慣れていない人でもすぐにメモ作成ができるように、入力時補助機能が充実しています。

サクサクと簡単にメモの作成が進む点は、DocBaseの大きな特徴です。また、DocBaseのメモには、画像や表を挿入したり、他のメモを差し込んだりすることもできます。

複数のドキュメントを管理できる

DocBaseの特徴には、複数の文書の管理もできるという特徴もあります。DocBaseでは、ユーザーが保存する数多くのメモを管理できます。

時系列に沿ってメモを並べ替えて表示することも可能で、DocBaseで管理されているメモから、議事録を作成したり手引書などを作成したりできます。文書管理機能がとても優れているので、仕事の効率アップにも役立ちます。

欲しい情報がすぐに見つかる

DocBaseの特徴は、欲しい情報を簡単に見つけやすいという特徴です。DocBaseではユーザーのアイコンと作成日時、メモのタイトルが表示されているシンプルな並列構造でメモを並べます。階層構造は採用していません。

ただ並んでいるだけの並列構造だけでは探しにくいのですが、DocBaseではタグ機能、グループ機能などで探しているメモにたどり着けます。また、検索機能も使いやすく、複数の軸を組み合わせた検索も可能です。

階層構造で保存されている場合、たどり着きたいメモに行き着くまでに、何回もフォルダを開いてたどっていかなければならないことがあります。DocBaseなら、そのような手間をかけずに探しているメモを見つけやすいという特徴があります。

複数の人で修正できる

DocBaseの特徴には、最大10人までの人数で同時編集できるという特徴があります。1つのメモを一度に複数人で編集できるので、議事録の作成や文書の校正や修正を複数で行なうことができます。

DocBaseの複数編集機能では、誰がどこにカーソルを置いているのかをリアルタイムで把握できるので、同じ部分を同時に編集してしまうという衝突を起こす心配がありません。

複数編集時は編集している人の間でしか共有できないので、編集や修正に参加しているメンバー以外の人に、未確定のメモを公開してしまう危険性を避けられます。

セキュリティ面での安心感

DocBaseの特徴には、強固なセキュリティが施されているという特徴もあります。他のツールでも当然のように採用されているシングルサインオンや2段階認証が導入されているのはもちろんのこと、メモを誰がいつどのように編集したのか、操作履歴の保存も行われます。

さらに、より強固なセキュリティ要件を得るためにISMSの取得やSAML認証にも対応しています。現在、セキュリティ要件を厳しくしている企業がDocBaseへ乗り換えるところが多いのは、他のツールと比較するとDocBaseの厳しいセキュリティを評価してのことです。

DocBaseの機能を使うと何ができる？

DocBaseの機能にはどのようなものがあり、その機能を使うとどのようなことができるのでしょうか。DocBaseの機能の詳細について見ていきましょう。

文書作成機能

DocBaseの文書作成機能では、次のような機能を活用できます。

機能	解説
Markdownに対応	読みやすいメモを簡単作成
Markdownの入力補助	メモの作成に慣れていない人でも簡単ボタン操作
同時編集	最大10人での同時編集機能
リアルタイムプレビュー	編集しながらリアルタイムでのメモの確認が可能
ファイルアップロード	すべての形式のファイルアップロードが可能
数式に対応	Tex記法での数式の記述が可能
メモの差し込み	複数のメモをまとめることや引用することが可能
外部サービスの埋め込み	Googleドキュメントなどの外部サービスの埋め込みが可能
テンプレート	日報や議事録などのテンプレートが用意されている
スライド表示機能	メモをスライド表示できる
参照元のメモ一覧	DocBase内のメモからリンクが貼られた場合参照元のメモを自動でリンクする

文書管理機能

DocBaseで活用できる文書管理機能は次のとおりです。

機能	解説
タグ機能	メモにタグ付けして分類できる
スター機能	メモにスターを付けてメニューからアクセスできるようにする
グループ機能	グループ内のメンバーだけにメモを公開できる機能
ピン留め機能	大切なメモを固定表示する機能
記事の外部公開	特定のメモだけを外部と共有できる機能

文書検索機能

DocBaseで利用できる検索機能は、簡単な検索機能と絞り込み検索機能の2種類の検索機能です。簡単な検索機能では、キーワード、タグ、グループ、メンバーで検索できます。絞り込み検索機能では、複数の条件を組み合わせたり、検索履歴から検索することができます。

社内外の人との文書共有機能

社内外の人と文書を共有するときに便利な機能としては次のようなコラボレーション機能が利用できます。

機能	解説
コメント機能	メモに対してコメントを記入できる。ファイルアップロードも可能。
グッジョブ!機能	クリックひとつでメンバーに対して「グッジョブ!」を送れる機能
メンション機能	特定のメンバーに対してメモの本文やコメントでメンションを送れる機能

外部ツールへ通知できる

DocBaseをより活用しやすくするための機能として、外部サービスとの連携機能が挙げられます。チャットツールと連携することで、DocBaseでのメモの作成や編集、コメントなどの通知をチャットツールに送信できます。DocBaseが連携できるツールは次のとおりです。

• Slack
• ChatWork
• Typetalk
• Tacaro
• Google Chat
• Microsoft Teams
• Webhook

現在、多くの企業がSlackやChatWorkなどのツールも活用しています。DocBaseと併用して活用できれば、DocBaseを常に開いておかなくても、必要なときにチェックするべきメモを参照できるのでとても便利でしょう。

DocBaseの料金について

DocBaseを利用するためにはどのくらいの料金が必要となるのでしょうか。こちらでは、DocBaseの料金について詳しく見ていきましょう。

無料トライアルについて

DocBaseには料金無料で利用できる無料トライアルがあります。無料トライアルは申し込んだ日から30日間です。30日間、無料トライアルを申し込んだ料金プランの機能をすべて利用できます。DocBaseはどのような使い勝手なのか、一度試してみたい方は、料金無料で利用できる無料プランをぜひ活用してみましょう。

料金プランの詳細について

DocBaseの料金プランは利用規模に応じて複数用意されています。DocBaseの料金プランは次のとおりです。すべて初期費用はかかりません。
 

料金プラン	スターター	ベーシック	レギュラー	ビジネス100	ビジネス
月額料金	990円	4,950円	9,900円	21,450円	200人まで：43,450円 300人まで：65,450円 400人まで：87,450円 500人まで：109,450円 600人まで：131,450円 700人まで：153,450円 800人まで：175,450円 900人まで：197,450円 1,000人まで：219,450円
ユーザー数	3人	10人	30人	100人	200人～1,000人
ストレージ	3GB	10GB	30GB	100GB	200GB～1,000GB (料金プランによって変動)

DocBaseは1,000人を超えての利用も可能です。1,000人を超えて活用する場合の料金の詳細はお問い合わせください。

DocBase導入のデメリットとは？

他にも似たようなメモツールがありますが、他のツールと比較した場合に、DocBaseのデメリットが気になるという声もあります。DocBaseを活用する上で気になりやすいデメリットとはどのようなデメリットなのか、詳しく見ていきましょう。

文書が増えるとタグの管理が大変になる

DocBaseを長期間利用していると、メモの量が増えていきます。メモの量が増えるとともに登録されるタグの数も多くなります。タグが多くなりすぎると、検索してもなかなか見つけたい文書にたどり着けなくなってしまいます。また、タグの管理も大変になります。

DocBaseを長く利用する予定があるのであれば、タグの管理がいずれ大変になることを理解した上で、導入当初から利用していいタグを決めるなど、タグ付のルールを作っておきましょう。

最初にタグ付のルールを作って、利用するメンバー全員がそのルールに従ってタグを利用するようにすれば、意味不明のタグがDocBase内に溢れてしまうということも避けられます。

モバイルでの使い勝手が悪い

DocBaseはスマホやタブレットといったモバイル端末にも対応しています。スマホやタブレットからでも、DocBaseのメモの閲覧や編集ができます。パソコンがない状況でも、出先でスマホやタブレットからメモを確認したり、ちょっとした編集を行ったりできます。

しかし、DocBaseのモバイルの画面は画面がとても小さくなってしまい、機能ボタンが押せないという声が多く上がっています。また、編集サポート機能も利用できません。モバイル環境での使い勝手が悪いのです。

DocBaseをモバイル環境で利用する場合には、すでに保存されているメモを確認したり、簡単な下書き作成などに利用したりする程度にして、本格的な作成や編集はパソコンを利用できる環境で行なうことをおすすめします。

同時編集が共有者に反映されないことがある

Googleドキュメントでの文書の共有に慣れている人は、DocBaseでは共同編集中の編集内容は編集メンバーしか共有できない点に注意しましょう。DocBaseでは、編集確定前の文書が公開されることをデメリットとしているので、共同編集中のメモは「公開」のボタンを押さないと閲覧しているだけのメンバーには編集内容が公開されません。

一方のGoogleドキュメントは、編集の様子がリアルタイムで閲覧している人全員に共有されます。Googleドキュメントの誰でもリアルタイムで編集の様子を閲覧できる環境になれている人がDocBaseを利用すると、編集内容が閲覧者には共有されない点に違和感を覚える事が多いようです。

DocBaseはGoogleドキュメントと仕様が違い、編集中の共有は編集メンバーのみという点に注意が必要です。

DocBaseの導入事例

DocBaseをすでに導入している企業は、DocBaseをどのように活用しているのでしょうか。DocBaseを活用している企業の導入事例を見ていきましょう。

フォントの指定ができない点を評価して導入！

ロボット開発を行っているベンチャー企業のA社では、社員が増えるにつれて社内の文書の様式がそれぞればらばらで、文書の管理方法が難しくなっていました。書類ではなく、文書に記載される情報が一番重要だと考えた社長は、情報を蓄積しやすく検索しやすいツールとしてDocBaseの導入を決めました。

DocBaseの導入を決めた要因の一つがフォントを選べない点です。スタッフが自分の好みでフォントを選ぶことがなく、社内の文書に統一感が出せます。

現在、社内の文書はすべてDocBaseを活用しています。開発日誌や論文の下書き、日報、備品管理など、表や画像挿入もできるので、幅広い用途でDocBaseを活用しています。

複数ツール内の情報をまとめる必要性が高まり導入

不動産の相場情報サイトを運用しているB社では、エンジニアはSlack、営業スタッフはChatWorkとそれぞれ違うツールを使っていました。そのために、過去の情報が必要になっても、必要なものがどこにあるのかわからなくなってしまうことがよく起きていました。

そこで、文書を1ヶ所で管理できるツールということで、DocBaseを導入しました。DocBase導入後は、社内に周知するためにインフルエンサーを数名作り、積極的に投稿してもらいました。活用方法が周知されるに従って、多くのスタッフがDocBaseでメモを作るようになり、情報が自然とDocBaseに上がってくるようになりました。

現在、何か質問されてもDocBaseのリンクを教えると良い状況まで情報が蓄積されており、今後の活用の幅も広がっていきそうです。

wikiでは使いづらく試しに使ってみたところ

アプリ開発会社のC社では社内ナレッジの蓄積手段としてwikiを作成していました。しかし、スタッフの人数が増えるに従って、コメントが記載できない等、wikiの機能に使いにくさを感じるようになりました。

そこで、DocBaseを導入することにしました。会議の議事録などのすべての文書をDocBaseで書くなど活用の幅を広げています。DocBaseでは、既読の保存機能があるので、誰が読んだのか読んでいないのかを把握しやすいというメリットを感じているとのことです。

また、画像の挿入も可能で、キャラクターのアイデアや他社ゲームのキャプチャなどもメモで共有しやすくなりました。

DocBaseの口コミ・評判

DocBaseを実際に導入している企業からの口コミや評判について見ていきましょう。

評価の高い口コミ・評判

DocBaseを高く評価する口コミや評判は次のとおりです。

「DocBase導入後と導入前を比較すると、大きく環境が変わったのを感じています。導入前はそれぞれの社員が自分なりにメモを作成してナレッジを蓄積していました。DocBase導入後の現在は、何かわからないことがあっても、DocBaseで検索して調べることができます。社内のあらゆる分野でナレッジ共有できるようになった点はとても助かっています。」

「似たようなツールはいくつもあるが、DocBaseのように高い検索性を備えているツールはない。他のツールと比較しても、とても使いやすいツールだと思う。」

「社内のナレッジ共有の方法として、色々と比較して試してみたところ行き着いたのがDocBaseだった。前職でも利用していたが、ストレスフリーで使えるナレッジ共有ツールとしては、他のツールは比較にならないと思う。」

改善を求める口コミ・評判

DocBaseに改善を求める口コミは次のとおりです。

「検索機能の使い勝手を良くしてほしい。文書やタグ、グループが増えてきたら、なかなか欲しい情報に検索でたどり着きにくくなってしまった。」

「タグが増えてきたら、ごちゃごちゃしすぎてきた。タグをスマートに整理できる機能があると助かる。」

「サイドバーの使い勝手が悪い。頻繁に利用する機能や検索ワードをサイドバーにおけるようにしてもらえると助かる。」

機能面の細かい点で改善してほしいという声が多いようです。しかし、DocBase全般に対する不満の声はあまりないようです。

DocBaseを他の製品と比較してみると？

DocBaseと似たような製品は他にもありますが、比較してみると料金や利用できる機能、活用の幅などに違いがあります。DocBase以外の製品と比較してみましょう。

	初期費用	月額料金	無料トライアル	特徴
DocBase	なし	1,000円～	30日間	メモを一元管理できるツール
Notion	なし	無料プランあり 有料プラン：月額4ドル～	有	メモ、タスク管理、ToDoリスト、カレンダーなどの幅広機能をカスタマイズして整理できるツール
Gluegent Gadgets	要問合せ	100円/1ユーザー	要問合せ	Googleサイト上にさまざまなガジェットを配置して 社内専用のポータルサイトを作成できるサービス
Cmosy	なし	500円～/1アカウント	14日間	Googleドライブ内のファイルの送受信を より安全に便利に行なうための ファイル送受信サービス

Notion

Notionは社内ナレッジを共有するためのツールです。どのような業種のどのような職種でも活用しやすいナレッジ共有ツールとして開発されました。DocBaseと比較すると、wikiやプロジェクト、タスク機能など、メモ機能以外の機能が充実しています。

社内ナレッジのコンテンツを完全に1ヶ所にまとめることができて、検索機能も使いやすい点は、DocBaseと比較しても試して見る勝ちはありそうです。

Gluegent Gadgets

Gluegent Gadgetsは、Googleサイト上にガジェットを配置できるツールです。社内ポータルサイトをGoogleサイトで作成している企業におすすめのツールです。

Gluegent GadgetsにはDocBaseと比較すると、様々な機能を使えるガジェットが用意されています。すでにGoogleサイトを活用していて、他のツールに乗り換える必要性を感じていないのなら、Gluegent Gadgetsの導入を検討するといいでしょう。

Cmosy

CmosyはGoogleドライブをより安全に利用するためのツールです。Googleドライブではファイルやフォルダの利用権限の設定ができますが、それだけではセキュリティ上の不安を拭うことはできません。

Cmosyなら、より高いセキュリティを施してGoogleドライブの利用が可能になります。DocBaseのセキュリティ性能と比較しても、高度なセキュリティを利用できます。DocBaseと機能面での比較では、文書共有だけでなく、ファイル全般の共有機能を利用したい場合には、おすすめのツールです。

DocBaseで社内の情報を一元管理できるようにしよう！

文書や情報を一元管理する手段として、DocBaseはとても便利なツールであることは理解していただけたでしょう。会社の規模が大きくなっていくと、情報をどのように共有したらいいのか、既存の方法では管理や共有が難しくなっていきます。

他にも共有ツールやwikiツールはありますが、DocBaseなら使い勝手も良くほとんど不満の声も聞かれません。ぜひ、社内の情報を一元管理できる方法を探しているのなら、DocBaseの導入を検討してみましょう。

DocBaseは30日間の無料トライアルを体験できます。まずは、無料トライアルで体験してみることから始めてみましょう。

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