顧客管理ができるAccessとは？
多くの企業で、顧客管理をもっと効率化する方法がないか、いろいろな顧客管理の方法やツールを探っています。顧客管理ツールはいろいろなものがありますが、新たに顧客管理専用ツールを導入する場合、コストが発生するという問題があります。
そこで、すでに多くの企業が導入しているデータベースソフトAccessでの顧客管理を検討する企業が増えています。この記事では、Accessでの顧客管理について詳しく解説します。
データベース管理ソフトのこと
Accessとは、Microsoftが開発したデータベース管理ソフトです。Windows上で動きます。共有ネットワーク上に保存して、データベースを共有することも可能になります。Accessで顧客管理を行う場合には、顧客情報をデータとしてテーブル(表)に入力してデータベース化します。
AccessとExcelの違い
顧客管理をするためのデータベースを作成する方法としては、AccessのほかにExcelも利用できます。顧客管理ソフトとしてのAccessとExcelの違いとはどのような違いがあるのでしょうか。
Excelとは表計算ソフトです。Accessのように表に顧客管理のためのデータを入力してデータベースの作成も可能です。しかし、データベース専用のソフトではないので、顧客管理データの量が増えた場合に、管理しきれなくなる場合があります。
顧客管理の作成はAccessが向いているの？
顧客管理ソフトとして、AccessとExcelを選べる環境がある場合、どちらを使った方が顧客管理ソフトとしての機能性がいいのでしょうか。顧客管理ソフトとしてのAccessとExcelのそれぞれのメリットを解説します。
Accessのメリット
顧客管理ソフトとして利用する場合のAccessのメリットは次のとおりです。
- データの一元管理が可能になり整合性を保てる
セキュリティの設定が可能なのでデータの整合性を保った一元管理が可能になります。
- Excelよりも扱えるデータ量が多くなる
Accessの処理能力はExcelよりもはるかに多いので処理速度が格段にスピードアップします。
- クエリやSQLでのデータの検索や更新が可能になる
SQLとはデータベース専用のプログラミング言語です。AccessではSQLの利用が可能なので、SQLでクエリを編集して簡単にデータの検索や更新ができるようになります。
- オリジナルの機能性を持ったシステムの構築が可能である
Accessでは用意されている基本機能を組み合わせることでオリジナルのデータベース機能を構築できます。
- 複数人でのデータベースの運用が可能になる
Accessのデータベースを共有ネットワークドライブで管理することで複数人での運用が可能になります。
Excelのメリット
Excelを顧客管理ソフトとして利用するメリットとは次のとおりです。
- データベースの知識が必要ない
Accessと違いSQLなどの知識がなくても誰でも簡単に利用できます。
- 細かい修正が簡単にできる
Excelでは特別な機能を使わなくてもセルの内容を簡単に書き換えることができます。
- 図形や画像の貼り付けも可能
Excelにはデータとして図形や画像も入れることができます。
- セルの結合や文字サイズの変更などが可能
データベースを見やすく活用しやすいものにできます。
- グラフ作成が簡単
グラフにする範囲を抽出するとグラフ作成が簡単にできます。
- ピボットテーブルを使った細かい分析が可能
関数や数式を使わなくても分析ができるピポットテーブルの機能を利用できます。
顧客管理に関わるAccessとExcelのデメリットの違い
顧客管理を行う上で、データベースをAccessとExcelのどちらがいいのか比較すると、AccessとExcelのそれぞれのデメリットも浮かび上がってきます。顧客管理を行う上で、AccessとExcelのそれぞれに生じるデメリットについて詳しく見ていきましょう。
Accessのデメリット
顧客管理ソフトとしてのAccessのデメリットは次のようなものがあります。
- データベースの知識がないと使えない
Accessは本格的なデータベースなので、顧客管理として使い始めるためにはデータベースについての専門知識がないと使いこなすことができません。
- 大規模なシステムには向いていない
Accessではファイルサイズが2GBに制限されています。顧客データの量が膨大になりがちな中規模から大規模のシステムでの利用には向いていません。
- Macやタブレットでは利用できない
Microsoft製のAccessはMac版がありません。また、タブレットでの利用を想定するのであれば、Windowsタブレット以外のタブレットでの利用はできません。iPadやAndroidタブレットからAccessは利用できません。
Excelのデメリット
AccessではなくExcelを顧客管理ソフトとして利用するときには次のようなデメリットがあります。
- セキュリティが弱い
Excelのファイルにパスワードを掛けてもツールで簡単に突破できてしまいます。
- データの書き換えが簡単にできてしまう
Excelではブックやシート、セルにロックや保護をかけないと簡単にデータを書き換えられます。
- 更新履歴が残らない
誰がどのセルを入力したのか、Excelでは更新履歴が残らないのでわかりません。
- データ量が増えると重くなる
顧客情報が増えてきてデータ量が多くなると、Excelの動作が重くなります。
顧客管理に使えるAccessの機能
AccessがExcelよりも顧客管理ソフトとして優れている点は、テンプレート機能が充実している点です。Accessの基本的な機能として、データベースのテンプレートが豊富に用意されていて、顧客管理データベースを作成するときに、テンプレートを選択するだけで、目的に合ったデータベースを作成できます。
Accessの機能として用意されているテンプレートの種類について詳しく見ていきましょう。
直接使えるテンプレート
顧客管理機能としてすぐに活用できるAccessのおすすめテンプレートは次のとおりです。
- 連絡先テンプレート
顧客やベンダーなどの取引先の基本的な情報を包括的にまとめられるテンプレートです。
- 案件管理テンプレート
進行中のプロジェクト案件の進捗状況を管理できるテンプレートです。
- プロジェクトテンプレート
複数のプロジェクトを1ヶ所で管理するためのテンプレートです。
- 商談管理テンプレート
商談の進行状況を管理するためのテンプレートです。
- マーケティングプロジェクトテンプレート
マーケティングで打ったキャンペーンなどの施策を管理するためのテンプレートです。
活用できるテンプレート
顧客管理用テンプレートとして用意されていないものでも、顧客管理用テンプレートとして利用できるAccessのテンプレートもあります。業種によっては次のテンプレートも顧客管理として利用できます。
- 教職員名簿テンプレート
教職員の緊急連絡先や学歴などを登録して、教職員情報をデータベースとして管理できるテンプレートです。学校だけでなく、学習塾や習い事の教室の職員管理にも利用できます。
- 学生テンプレート
学生と保護者のデータベースを作成できるテンプレートです。学校だけでなく、学習塾や習い事の教室の生徒管理にも利用できます。
- 空のデータベース
テンプレートが設定されていないデータベースです。自由にカスタマイズできるので、既存のテンプレートにはない機能を持ったデータベースを作成したいときにおすすめです。
Accessで顧客管理をする方法
Accessでの顧客管理はどのような方法で行うのでしょうか。ここからは、Accessで顧客データベースを作成して、顧客管理を行う方法について解説します。
新規ファイルを作る
まずはデータベースの新規ファイルの作成を行います。Accessを開いたら、「新規」から「からのデータベース」、「作成」の順番で進みます。
「作成」をクリックすると、新規ファイルの作成画面が開きます。この段階でのファイル名はデフォルト状態で設定されていますが、必要に応じてわかりやすいファイル名を付けます。また、保存するフォルダを指定するのであればこの段階で指定します。フォルダを指定しなければドキュメントフォルダに自動的に保存されます。
Accessの新規データベースが指定したフォルダに指定したフォルダに保存されれば、新規ファイルの作成が完了です。
テーブルを作る
データベースを作成できたら次にテーブルを作成していきます。ITの世界でのテーブルとは、机みたいなもののことを指すのではなく、縦横に碁盤目状にデータを並べて整理する表のことを言います。Accessで顧客管理をするためには、顧客情報を表に入力して整理してデータベースを作成するので、顧客情報を入力するための表をテーブルとして作成します。
Accessで新規作成したファイルの画面上の「作成」タブをクリックします。「テーブルデザイン」を開きます。すると表のデザインを選択できます。データが見やすく使いやすいテーブルデザインを選択します。
デザインが表示されたらフィールド名とデータ型を設定します。「フィールドプロパティ」で詳細の設定ができます。「フィールドプロパティ」で設定するフィールドを選択して、「テーブルツール」のタブを開きます。「デザイン」タブから「主キー」を選択します。これでテーブルの作成ができました。テーブルの作成が完了したら、画面の左上の「保存」をクリックします。Accessでは「保存」をクリックしないと設定がすべて消えてしまいます。
今後も、入力したデータを確実に保存するように、こまめに「保存」をクリックするようにしましょう。
フォームを作る
次にフォームの作成を行います。Accessのフォームとは、データの情報を入力したり修正したりするための入力フォームです。SQLやクエリがわからない人でも、フォームを使えればデータの新規入力や更新が可能になります。
Accessでの顧客管理の汎用性を高めるのであれば、フォームの作成は必須です。「作成」タブから「フォームウィザード」をクリックします。フォームに入力項目として表示させたい項目を選択します。項目の選び方は1つずつ選ぶ方法と、まとめて選択して選ぶ方法があります。
項目の選択ができたら、フォームのレイアウトを設定します。さまざまなレイアウトがありますが、業務を行う上で使いやすいレイアウトを選びましょう。フォームの名前を設定して「完了」をクリックすると、フォームの作成が完了します。
レポートを作る
Accessに作成したデータベースに、フォームからデータを入力して蓄積したら、次にレポートを作成します。Accessのレポートウィザードを利用すると、さまざまなレポートを簡単に作成できます。
レポートの作成方法は「作成」タブから「レポートウィザード」を開きます。「テーブル/クエリ」からレポート化するテーブルを選択します。「選択可能なフィールド」からレポートとして出力するデータを選択して「次へ」をクリックします。グループレベルを選択して、レポートのレイアウトを設定して「完了」をクリックします。すると、レポートの作成ができます。
Accessで顧客管理を行う時の注意点
Accessを利用する上では、注意しなければいけない点が2点あります。事前にこの2つの注意点を理解した上で、データベースの構築を始めないと、完成してからでは利用が困難になってしまう可能性もあります。
共有すると不安定になる場合がある
Accessのデータベースを共有ネットワーク上に保存して複数人で共有する場合には、動作が不安定になる可能性があります。ネットワーク上で共有しながら利用することを想定しているときには、すべて作り込む前にこまめにネットワーク上での動作を確認したほうがいいでしょう。
異なるバージョンは相性が悪い場合がある
Accessのデータベースにパソコンからアクセスして利用するときに、パソコンにインストールされているAccessのソフトのバージョンが違うと動作が不安定になる可能性があります。
違うバージョンでももちろんデータベースの利用は可能です。しかし、バージョンの違いによりどのような影響が出るかはわかりません。できれば、社内の共有ネットワーク上のAccessのバージョンは統一した上で顧客管理データベースを構築することをおすすめします。
Accessで顧客管理をしてみよう！
顧客管理を効率化するためにはデータベースの構築は欠かすことができません。顧客管理ツールには優れた機能を持つものも多いのですが、まずはAccessを利用してみることでコストの大幅な削減に繋がります。
すでにAccessを導入して活用している企業であれば、Accessでの顧客管理も比較的簡単にできるでしょう。ぜひ、Accessを活用した顧客管理を始めてみましょう。
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