テレアポ受付突破ができない原因とは？

法人向けのテレアポ営業が難しいのは、企業の代表電話の番号にかけると、まずは受付窓口につながるためです。担当部署やキーマンへ直接つながる電話番号はホームページや電話帳、名刺には掲載されていません。

多くの場合、テレアポでは企業の代表電話で受付窓口を突破する必要があります。テレアポがなかなか受付突破できないのには、大きく分けると電話をかけた企業先に原因がある場合と、テレアポインターに原因がある場合があります。それぞれの原因についてまずは解説します。

窓口が営業電話を受け付けていないケース  

電話を掛ける先の企業に原因があり、テレアポが受付突破できない理由は主に次の3つです。

• 電話対応マニュアルで営業電話の取り次ぎを禁止している
• テレアポが多すぎてうんざりしている
• 取引先以外の取り次ぎを禁止している

テレアポの電話には決まったフレーズがいくつかあるので、「このフレーズを使う相手は取り次がないこと」など、テレアポは取り次ぎ禁止のルールを決めている企業が多くあります。また、企業の受付窓口には多くのテレアポ電話がかかってくるので、窓口担当者がテレアポ対策に精通しているというのも原因として挙げられます。

与える印象で断られてしまうケース　

受付突破できない原因がテレアポの電話を掛けるテレアポインターの側にある場合の主な原因は次の2つです。

• 営業電話だとわかる話し方をする
• 話のポイントがわかりにくく印象が悪い

取り次いでほしい部署や相手の名前を言わずに、「ご担当者はいらっしゃいますでしょうか」といってしまうのはテレアポにほかなりません。窓口担当者は即切りしてしまいます。

また、まだ慣れない新人のアポインターがボソボソと話していたり、いかにも機械的にスクリプトを読み上げているといった印象を与えてしまうと、アルバイトによる営業電話だと思われてすぐに電話を切られてしまいます。

 

>>【無料】テレアポ代行サービスの比較検討をお考えの方はお気軽にお問い合わせください。
 

 

テレアポ受付突破ができない時の対処法

テレアポでなかなか受付突破できないときには対処法を考えなければいけません。どのような対処法で受付突破すれば良いのでしょうか。

営業と感じにくくする

まず大切なことは、営業電話だと感じさせないように話す内容を工夫することです。中小企業でも受付窓口には1日に5件以上の営業電話がかかってきます。特にマニュアルで営業電話の取り次ぎを禁止されていなくても、窓口担当者は営業電話だとわかると警戒レベルを最大限に引き上げます。

「ご担当者様」といった言葉を使うのではなくて、出来る限りつないで欲しい部署名や担当者の名前を具体的にあげられるように事前に準備しておきましょう。

また「◯◯の件でとお伝え下さい」と窓口担当者に伝えると、営業電話ではなく取引先からの電話だとを持って窓口突破できる可能性が高まります。テレアポは営業電話ですが、できる限り営業電話らしさを排除した会話の進め方を工夫することが、窓口突破の第一段階です。

トークスプリクトを用意する

最初のうちは上手く行かなくても、何回も受付突破できない経験を積み重ねることで、受付突破に成功する事例がいくつか出てくるでしょう。受付突破できる会話のパターンをつかめてきたら、ぜひその成功パターンをトークスクリプトにまとめて、他のテレアポインターとも共有しましょう。

成功事例をトークスクリプトで共有することで、なかなか営業成果を上げることができない人でもアポイントの獲得が可能になります。

以前は優秀な営業担当者が自分のスキルを他の人に教えないのは当たり前のことでした。しかし、現在はチームとして社内全体の売上を考えなければいけない時代です。受付突破できないアポインターが成功の可能性の高いトークスクリプトを利用することで、社内全体の売上アップが期待できます。

テレアポ受付突破を成功させる方法

法人向け営業のテレアポを成功させるためには、何が何でも最初の関門である受付を突破しなければいけません。テレアポで受付突破するための方法にはどのような方法があるのか解説します。

言葉遣いに気を付ける

テレアポでは電話での会話でしか相手とのコミュニケーションができません。言葉遣いなど会話の方法には十分に気を使いましょう。また、ボソボソと聞き取れないような声だったり、聞き取りにくい早口では適当に会話を切り上げられて切られてしまいます。

落ち着いて、ゆっくりと相手が聞き取りやすい声で丁寧に話をしましょう。自分の話し方がどのような印象を与えているのかを理解する方法として、ボイスレコーダーで録音して実際に聞いてみる方法もおすすめです。

実際にテレアポをしているのと同じようにトークスクリプトを読み上げてみて、相手に不快な印象を与えていないかどうか、言葉遣いや発声方法が聞き取りやすく会話しやすいものであるかを確認してみましょう。

事前に情報をリサーチしておく

現在は多くの企業が独自のホームページや公式Twitterなどを開設しています。テレアポで受付突破したいのなら、ぜひ事前準備の方法として、ホームページやTwitterなどで営業をかける企業の情報を事前に調べておきましょう。

その企業のどのようなニーズを満たせる商材なのかを事前にリサーチしておくことで、受付突破できる鍵を見つけられる可能性があります。

また、Facebookなどの実名登録のSNSで決裁権限を持つキーマンを見つけられる可能性もあります。Facebookだけでなくビジネス系のSNSなどでも企業名で検索して、キーマンを見つけておくと、受付で取り次いでもらうように名前を出すことができます。

自然な声色を意識する

営業の電話というと、時々、日常生活では使わないような独特の声色と話し方で電話をする人がいます。営業電話だとわかると、多くの場合受付突破できないので、発声方法や会話の方法は自然体を意識しましょう。

自然な声色でつないでほしい部署名や担当者名を具体的に伝えられれば、受付担当者も営業電話だとは気が付かずに受付突破できる可能性が高まります。受付担当者は、毎日何本もかかってくる営業電話に正直なところ辟易としています。

テレアポも実際のところは営業電話ですが、できる限り営業電話だと感じさせないような自然な声色と会話の流れを作ることがとても大切です。

テレアポ受付突破のトークスクリプトを作るコツ

企業向けのテレアポであっても、トークスクリプトを事前に作成しておいたほうが良いでしょう。トークスクリプトがあれば、経験豊富なテレアポインターに依存しすぎることなく、経験の浅い新人にもテレアポを任せることができるためです。

受付突破するためのトークスクリプトを作成するためには、いくつかのコツがあります。こちらでは、受付突破できるトークスクリプトを作るコツをお伝えします。

簡潔に伝える流れを作る

テレアポで受付突破して担当者につないでもらうためには、冗長な言い回しはNGです。簡潔に必要なことだけを伝えるようにしましょう。例えば、自己紹介のときの言い回しは次のようになります。

NG例「株式会社◯◯の◯◯と申しますが～」
OK例「私、株式会社〇〇の◯◯と申します。」

「◯◯ですが～」と冗長な感じになると、電話での会話のマナーがなっていない感じを受付窓口に与えてしまいます。ハキハキとした言い切りの感じにすることで、印象は良くなります。

また用件を伝えるときにも「◯◯の件でお電話しました。」と簡潔に言い切るようにしましょう。決して「あの～」「ええと」といった言葉が間に入り込みやすいような、冗長なスクリプトにしないことが重要です。

資料送付に繋げる

何度電話しても受付突破できないこともあります。特にマニュアルで営業電話の取次が禁止されていたり、営業電話を取り次ぐと後で厳しく怒られる場合には、伝えたい内容に関わらずほぼ100%受付突破はできません。

そのような場合でも、全くテレアポの効果を発揮できないわけではありません。受付で資料送付の許可をもらえるようなトークスクリプトも用意するというコツもあります。資料の送付先となる担当者の名前を聞き出せることもあるので、資料送付というコツもかなり効果的です。

資料送付後にしばらくしてから、「お送りした資料の件で」というアプローチ方法も可能になります。ぜひ、資料送付につながるトークスクリプトも作ってみましょう。

テレアポ後に分析を行う

テレアポで受付突破率を上げていくためのコツには、データを分析するというコツもあります。テレアポインターには、受付突破できてもできなくても、必ずメモを取るように指導しましょう。

受付担当者の名前、日時、曜日、話した内容をテレアポインターにメモに残してもらいデータ化していきます。

データがある程度貯まったら内容を分析してみましょう。すると、受付突破できるときとできないときに傾向があることが見えてきます。受付突破できたときの傾向をトークスクリプトに反映させることで、テレアポの成功率をより向上させることが可能になります。

テレアポ受付突破のトークスクリプトの例文

テレアポで受付突破するためのトークスクリプトはどのように作れば良いのでしょうか。トークスクリプトに使うと効果的な例文をいくつか紹介します。

トークスクリプトの例文

まずは正攻法で攻める場合のトークスクリプトの例文です。

「弊社ではオフィス・サプライを定価から最大2割引できます。御社のコスト削減に貢献できるのではないかと思いお電話させていただきました。」

「法人向けの格安携帯電話を扱っております。大手キャリアと比較すると最大で半額程度の月額料金で利用できるプランをご用意できるのですが、携帯電話の管理担当者をお願いします。」

このように、相手企業にとってどのようなメリットがあるのかを具体的に伝えると、営業電話とわかっても、受付窓口だけの判断では断ることができない状態になります。テレアポで受付窓口にここまで伝えるのか、というほど具体的に商材の内容を伝えましょう。

既存客に感じさせる場合の例文

上級テクニックで初心者にはおすすめはできないのですが、すでに取引のある相手だと受付窓口に思わせることで受付突破できるトークスクリプトの例文です。

「現在お使いの◯◯のシステムの件でお電話させていただきました。恐れ入りますが◯◯のご担当者の方をお願いいたします。」

このトークスクリプトの鍵は「現在お使いの」という部分です。このフレーズを入れることで、導入済みのシステムの担当者だと受付窓口に思わせて受付突破できます。取引先ではなかった事がわかったときに信用を大きく失う可能性も高いのですが、実はテレアポ上級者の多くがこっそり使っているテクニックです。

テレアポ受付突破を目指す時の注意点

テレアポで受付突破するときには、いろいろな方法やコツがあるのはお伝えしてきましたが、いくつか注意したほうが良い点があります。テレアポで受付突破を目指す上での注意点について2つお伝えします。

商品の話は控える

トークスクリプトの例文では、受付で商材の情報を伝える正面突破の例文と、商材の情報は伝えずに受付突破するための上級者向けの例文を紹介しました。どちらのトークスクリプトもテレアポの方法としてはありなのですが、受付突破できる可能性が高いのは、商品情報を出さない上級者向けの例文の方です。

その理由は、受付の担当者は社内の各部署の状況を把握していない人が多いためです。社内のサプライや携帯電話のコストがどうなるのか説明されても、受付の担当者では社内のサプライや携帯電話の利用状況がわからないために、つなぐべき電話なのかどうかを判断できません。

ただ、営業電話はつながないように、という指示を受けている事が多いので、営業電話であるということを明かす正面突破のトークスクリプトでは難しいのが現実です。

しかし、取引先を装う上級者向けの例文では、取り次いでもらった先でアポ取りに至らなければ、信頼を失い二度とつないでもらえなくなります。かなり上級者でなければ扱い方のコツが難しいので注意しましょう。

好印象を残すようにする

法人向けの営業は何度でもアタックすることが大切です。しかし、相手に悪い印象を与えてしまうと、着信拒否設定されてしまうこともあります。着信拒否設定されてしまうと、違う電話番号からかけたとしても企業名を言った途端に切られてしまいます。

一度断られても、いい印象を残すことで、後々につなげていくことができます。後から必要になったときに連絡をもらえる可能性もあります。

ハキハキとした簡潔な話し方など好印象を残せるコツを守ることで、後の営業活動に繋げられるようにしましょう。

テレアポ受付突破は事前の対策で乗り越えよう！

テレアポで最大の関門ともいえる受付突破をするにはどうしたら良いのか解説してきました。受付突破できるかどうかは、電話を掛ける前の準備にかかっていると言っても過言ではありません。

事前の相手先企業のリサーチや、好印象を残すための話し方、効果的なトークスクリプトの作成など事前にやるべき対策はいくつもあります。ぜひ、事前の対策を万全にして、受付突破できるようにしていきましょう。

 

>>【無料】テレアポ代行サービスの比較検討をお考えの方はお気軽にお問い合わせください。

 

決裁者アポ獲得するならアポレル

アポイントの獲得、特に決裁者アポイントの獲得を重要視するなら、ぜひアポレルにお問い合わせください。
アポレルが選ばれる理由を5つご紹介します。

アポレルが選ばれる理由

• 審査制で決裁者のみが登録
• 決裁者へのダイレクトメッセージ機能搭載
• 決裁者限定のオンラインピッチイベントを開催
• アポレルコンシェルジュの仲介サポート
• 完全オンライン完結

アポレルは完全審査制で決裁者のみが利用できるサービスであるため、無駄な時間をかけずに営業活動を実施できます。
また、直接のダイレクトメッセージだけでなく、オンラインピッチイベントやアポレルコンシェルジュの仲介も利用可能です。
完全オンラインで利用できますので、コロナの状況下でも営業機会を逃しません
>>【無料】アポレルの詳細はこちら