タスク管理やToDo管理のツールを活用しよう！

多くの企業がプロジェクト管理ツールの導入を進めていますが、プロジェクト管理ツールを利用していると、プロジェクト管理ツールだけではなくタスク管理ツールやToDo管理ツールの必要性を感じるようになってきます。プロジェクトを円滑にすすめるためのプロジェクト管理ツールだけでは、スタッフ一人一人に割り当てたタスク管理まで目が届かないためです。

この記事では、タスク管理やToDo管理ツールとはどのようなツールで、プロジェクト管理ツールとはどのような点が違うのか、タスク管理ツールを導入するメリットやデメリットをお伝えした上で、特におすすめのタスク管理ツールをご紹介します。

タスク管理について

まずは、ツールを導入しても管理することが大切なタスク管理とはどのようなことなのでしょうか、タスク管理について解説します。

タスク管理とは

タスク(task)とは日本語では「課題」「任務」「仕事」という意味を持っています。仕事を意味する英語は他に「job」や「work」もありますが、jobは職業としての仕事、workは働くこと全体を意味するのに対して、taskには期限内に終わらせるべき課題や任務、作業といった意味があります。

タスク管理とは、それぞれが個人的に期限内にやるべき課題や、職場で割り振られた任務の事を言います。タスク管理ツールとは、個人のやるべき課題を書き出して整理するために利用するツールです。

また、タスク管理ツールを組織で利用するときには、誰がどのようなタスクを抱えているのかを組織全体で共有できるようにすることをタスク管理と呼ぶこともあります。

タスク管理でできること

タスク管理ツールは個人向けのものと組織向けのものがあります。個人としてタスク管理ツールを利用するときには、現在、個人として抱えているやるべきこと=タスクをタスク管理ツールに書き出すことで整理して、取り組むべき優先順位をつけることができます。

組織としてタスク管理ツールを利用すれば、チームの誰にどのタスクを割り当てているのかを、ツールから一目で把握できるようになります。また、メンバーが自分がやるべきタスクが終わったら、タスク管理ツールで完了報告を行うことで、タスクの進捗状況も全体として共有できます。

タスクの割り当てと進捗状況を全体として共有できるようにすることで、プロジェクトの全体的な進行に遅れが生じないように、タスクの割り振りなどを必要に応じて微調整することが可能になります。

タスク管理の必要性について

タスク管理ツールの必要性が多くの企業で高まっている理由は、テレワークが普及したことで、スタッフの間の業務の進捗状況の把握が難しくなったためです。オフィスで一緒に仕事をしていれば、タスク管理ツールを導入しなくても、管理職が声をかけて確認することが可能だったので、割り当てられた業務の進捗状況が把握しやすい状況でした。

しかし、テレワークが普及して同じ場で仕事をすることが少なくなったことで、割り当てたタスクの進捗状況を管理職が把握しにくい状況が生まれています。そこで、リモートワークを導入した多くの企業で、タスクの割り当て状況と進捗状況を把握できるタスク管理ツールの導入の必要性が高まっています。

タスク管理とプロジェクト管理のツールは別物なの？

タスク管理ツールの導入を検討している企業の多くが、先行してプロジェクト管理ツールを導入しています。プロジェクト管理ツールではタスク管理ツールとして利用できないのか、プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールとの違いは何か、という疑問を持つ方も多いようです。タスク管理ツールとプロジェクト管理ツールの違いについて解説します。

プロジェクト管理との特徴の違い

プロジェクトとは、最終的な目的に向かって進行させる全体的な流れです。そのプロジェクトを完成させるためには、途中で細かい作業の無数の工程があります。タスクとは、プロジェクトを遂行するための途中の細かい一つ一つの作業のことです。

プロジェクト管理とは、プロジェクトを進めるための全体的な流れを可視化することです。一方のタスク管理とは、スタッフそれぞれに割り振ったタスクの進捗を管理する事を言います。

タスク管理とプロジェクト管理の違いと関係性

プロジェクトとはすべてのタスクを結集させたものです。プロジェクトを完了させるためには、一つ一つのタスクが必要です。プロジェクトの下にタスクが設定されて、タスクの積み重ねによってプロジェクトは完成します。

しかし、プロジェクト管理とタスク管理には大きな違いがあります。それは裁量についてです。プロジェクト管理の裁量はプロジェクトの管理者にあります。常にプロジェクトの全体に目を通して、滞りなく進行できるように的確な指示を与える必要があります。

一方のタスク管理の責任はタスクを割り振られた個人にあります。個人がそれぞれのタスクを管理して実行し報告する義務を負います。

タスク管理ツールを利用するメリット

タスク管理ツールを利用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。企業がメンバーのタスクを共有できるタスク管理ツールを導入するメリットとはどのようなものなのか解説します。

メンバーの状況を把握できる

従来のタスク管理は、タスクを割り振られた個人が自分で管理するべきものだと考えられていました。そこで、自分で手帳やExcelで管理したりしながらタスク管理を行っていました。

しかし、タスクの進行状況の管理をしやすいタスク管理ツールを導入することで、メンバーのタスクの進捗状況をチームとして把握できるようになります。タスク管理ツールで進捗が遅れているメンバーがいたら、他のメンバーも投入するなど、管理職にとってプロジェクトの微調整がしやすくなります。

円滑なコミュニケーションが目指せる

タスク管理をそれぞれが手帳やExcelで行っていると、タスクについての連絡はメールや電話が主体となります。しかし、タスク管理ツールにはチャットツールやビデオ通話や音声通話機能が付いているので、タスク管理ツールからコミュニケーションが取りやすくなります。

実際のタスク管理ツールを確認しながらのコミュニケーションなので、タスクの調整も行いやすいというメリットもあります。

タスク管理ツールを選ぶポイント

タスク管理ツールはいろいろなものがあるので、どれを選ぶといいのか迷ってしまうでしょう。タスク管理ツールを選ぶときのポイントとはどのようなポイントなのか解説します。

操作性やサポート状況を確認する

タスク管理ツールを選ぶときのポイントの一つは操作性です。タスク管理ツールはパソコンやスマホ、タブレットからスタッフそれぞれが自分のタスクを登録して、進捗状況を入力するものです。利用するスタッフのパソコンやタブレットの習熟度に応じて使いやすい操作性のものを選ぶことが大切です。

また、サポート体制の充実度も選ぶときのポイントです。特にこのようなツールの利用に慣れていないときには、サポート体制が充実しているタスク管理ツールを選ぶと、困ったときにいつでもサポートを受けられるので安心です。

他のツールと連携できるかを確認する

タスク管理ツールを選ぶときには、すでに導入していたり、これから導入予定の他のツールとの連携が可能かどうかも大切なポイントになります。プロジェクト管理ツールや工程管理ツール、営業支援ツールをすでに導入している場合、タスク管理ツールはこれらのツールと連携することで、全体的な流れの中の個々のタスクを把握しやすくなります。

タスク管理ツールによって、連携できるツールの種類が決まっている場合には、現在利用しているツールとの連携が可能か確認してみましょう。また、現在使っているツールと連携可能なタスク管理ツールがないか調べてみるのもいいでしょう。

もしくは、API連携機能が搭載されていて外部ツールとの連携が可能なツールを選ぶのもおすすめです。

対応している機能を確認する

タスク管理ツールを選ぶときには、どのような機能に対応しているのかで選ぶのも大切なポイントです。同じようにタスク管理ツールとして販売されていても、開発した会社によって、それぞれのツールの機能や特徴が大きく違います。コミュニケーションツールとしてテキストチャットしか付いていないもの、チャットにファイル添付が可能なもの、音声通話やビデオ通話が可能なものなど、選ぶポイントはいくつもあります。

その他にも閲覧権限や入力権限を細かく設定できるものもあります。どのような機能があると業務を遂行する上でのタスク管理に役立つのか、必要な機能や特徴を洗い出してからタスク管理機能を選ぶようにしましょう。

おすすめのタスク管理・ToDo管理ツール【無料あり】

ここからおすすめのタスク管理ツール11選を紹介していきます。まずは、完全無料で利用できるタスク管理ツールです。タスク管理ツールを選ぶときに、できれば費用をかけたくないという企業や人もいます。有料プランと比べると利用できる機能は限られますが、無料プランが用意されているタスク管理ツールを選ぶこともできます。無料で利用できるタスク管理ツール5選をご紹介します。

Asana

Asanaはそれぞれの小さなタスク管理から、全体的なプロジェクト全体の管理まで、このツール一つでできるのが特徴のおすすめのタスク管理ツールです。料金プランは3つ用意されていますが、その中のBASICプランは初期費用、月額利用料無料で利用できます。

BASICプランでも、タスクやプロジェクトの登録無制限、メッセージ送信無制限、ファイルストレージの利用無制限など、タスク管理、プロジェクト管理、コミュニケーションに役立つ多くの機能を無制限で利用可能な点が大きな特徴です。

Asanaの公式ホームページはこちらからどうぞ

Jooto

Jootoは、簡単操作で利用できるタスク管理ツールを探している場合におすすめのツールです。このツールの特徴はドラッグ&ドロップの操作だけで簡単にタスクやプロジェクトを入れ替えたり設定したりできる点です。

無料プランでは4人までの利用で完全無料で利用できます。無料プランでも基本機能をすべて利用できるので、小規模な事業所等におすすめです。

Jootoの公式ホームページはこちらからどうぞ

Wrike

Wrikeはどのような業務でも利用しやすいように設定できる、カスタマイズ性の高さが特徴のタスク管理ツールです。プロジェクトごと、部署ごとに使いやすいようにその都度、設定を変更できるので、どのような業務にもプロジェクトにも活用できるおすすめタスク管理ツールです。

完全無料で利用できるフリープランが用意されています。ユーザー数は無制限ですが、作成できるタスク数に制限がある点に注意すれば使いやすいツールでしょう。

Wrikeの公式ホームページはこちらからどうぞ

Any.do

Any.doはアメリカ製のToDo管理ツールで、特にアメリカと中国で多く使われています。このツール特徴としてアカウントを登録するだけで個人でも無料で簡単に利用し始めることができるので、個人的な利用で無料のタスク管理ツールを探している方におすすめです。

組織で利用する場合も、ToDoリストの共有やタスクの割り当て機能、進捗状況の確認などにも活用できるので、企業での利用もおすすめです。

Any.doの公式ホームページはこちらからどうぞ

おすすめのタスク管理・ToDo管理ツール【企業向け】

企業が本格的にタスク管理ツールの導入を検討するのであれば、どのようなツールを選ぶといいのでしょうか。こちらでは、企業におすすめしたいタスク管理ツール5選を紹介します。

Backlog

企業におすすめのタスク管理ツールには、Backlogがあります。BacklogはIT関連、広告代理店、新聞社など業種を問わず多くの企業で採用されているタスク管理ツールです。国内の企業が開発した国産ツールなので、日本語対応やサポート体制が安心できるおすすめツールです。

このツールの特徴は、シンプルなデザインで直感的に操作できる点です。チームで共有するプラットフォームにメンバーそれぞれのタスクの進捗状況が表示されます。誰がどのタスクを実行中で、どのような進捗状況なのか、プラットフォームから簡単に把握しやすいので、プロジェクトの進行管理がしやすくなります。

30日間の無料トライアルが用意されているので、興味があるのならぜひ申し込んでみましょう。

Backlogの公式ホームページはこちらからどうぞ

Chatwork

ChatWorkは国産のチャットツールとして有名なツールですが、タスク管理機能もかなり使えると話題のツールです。チャットツールとしてだけでなく、タスク管理ツールとして選ぶのもおすすめのツールです。

ChatWorkには、自分だけが見られるマイチャットと、コンタクト相手との1対1チャット、チームやプロジェクトごとに利用するグループチャットがあります。すべてのチャットルームにタスク設定の機能があります。自分宛てのタスクを設定する場合にはマイチャットから、グループ内の誰かに割り振りたい場合には、グループチャットからタスクを追加できます。

割り振られたタスクは、チャットルームから完了報告ができます。ChatWorkのタスク管理機能の特徴は、タスクに期限を設定できる点です。担当者はそれぞれ自分に割り振られたタスクを期限ごとに確認できるので、タスクの漏れを防ぐことができます。

Chatworkの公式ホームページはこちらからどうぞ

Brabio!

Brabio!はプロジェクト管理、工程管理、進捗報告が簡単にできるツールです。Excelでガントチャートを作成していたのなら、Brabio!を導入するだけで、ガントチャートの作成時間を大幅に短縮できます。とても使いやすく、プロジェクトの設定が簡単にできる点が特徴のツールです。プロジェクト管理や工程管理、ガントチャートの作成の初心者におすすめです。

このツールの特徴は、社外の業者や外注業者もユーザーモードとして登録が可能な点です。通常のグループウェアへの招待では、社内情報の漏洩の危険性が高いのですが、このツールではプロジェクトごとにユーザーの権限を詳細に設定できます。権限がないグループの内容を見ることはできないので、安心して外部の人も招待できます。

グループ内のそれぞれのタスクの進捗状況を把握しやすく、誰が忙しいのか、進捗が遅れているのかを一目で把握できます。全体的なタスク管理ツールとしても利用可能なツールです。

Brabio!の公式ホームページはこちらからどうぞ

Todoist

Todoistは、世界で数百万人のユーザーがいるとても信頼性の高いタスク管理ツールです。海外製のツールですが、日本語化もされているので、日本語での利用に全く問題はありません。完全無料で利用できるプランもあり、個人で利用しているユーザーもたくさんいます。

個人利用だけでなく、ビジネス目的で利用することも可能です。チームのプロジェクトの進捗と、スタッフそれぞれに割り振ったタスクの進捗状況の確認ができます。コメント機能もあり、プロジェクトやタスクについての双方向のコミュニケーションも可能です。

パソコンやスマホ、タブレットだけでなく、アップルウォッチなどのスマートデバイスでのタスクの確認もできるので、タスクの見逃しや漏れを起こしにくいという特徴があります。

Todoistの公式ホームページはこちらからどうぞ

Team Hack

Team Hackは今まで複数のツールにまたがって実行していたタスク管理を、このツール一つにまとめることができるという特徴のあるタスク管理ツールです。Team Hackを導入するとこのツール一つで、タスク管理ツール、コミュニケーションツール、ドキュメント管理ツール、作業時間計測ツールの4つの機能を1つのツールで利用できるようになります。

また、タスクが完了したらワンクリックでレビューの依頼ができます。作業の完了報告がとても簡単にできる点がこのツールの特徴です。また、タスクの登録も簡単で、作業を依頼する人、完了予定日、担当者、レビュー担当者などを入力するだけで、依頼する人に通知されます。

時間計測機能で、実際の作業にどのくらいの時間がかかっているのかも把握できます。タスクの進行状況がグラフで表示されるので、進捗状況も把握しやすい点が特徴です。

Team Hackの公式ホームページはこちらからどうぞ

おすすめのタスク管理・ToDo管理ツール【迷う方向け】

ここまで紹介してきたように、タスク管理ツールには優れたツールがたくさんあります。しかし、どれを使ったらいいのかわからない、選び方に迷うという方も少なくないようです。

どのタスク管理ツールを選んだらいいのか迷ってしまうという方に特におすすめしたいタスク管理ツールを最後の2つ紹介します。

Trello

Trelloは企業や組織の規模を問わず採用できるタスク管理ツールです。大規模な企業でも、個人事業主でも、タスク管理やToDo管理が必要な人や組織におすすめのツールです。

Trelloの特徴はボード上に貼られるリストとカードにあります。リストとカードにはメンバーに割り振られたタスクがToDoとして表示されています。それぞれのタスクが「To Do(やること)」「Doing(進行中)」「Done(完了)」で表示されてボード上で確認できます。

また、ボードの内容は必要に応じてカスタマイズすることができ、タイムライン、カレンダー、指標などを表示することもできます。

カードにはファイルの添付やメッセージルールなどもあり、資料の共有やチャットでのコミュニケーションもこのツール上から簡単にできます。

Trelloの公式ホームページはこちらからどうぞ

Group Task

いくつかのタスク管理ツールを試してみたけれども、うまく機能させることができなかったという場合には、Group Taskがおすすめです。Group Taskはシンプルな機能で、タスク管理ができて、メンバーがタスクに集中しやすい状況を作ることができます。

Group Taskでは、タスクを依頼したメンバーには自分が依頼されたタスクだけが表示されたダッシュボードが表示されます。他の情報は管理者が必要に応じて権限を与えます。依頼された人は、自分のタスクだけを見ることができるので、タスクに集中できます。

管理者はタスクの状況をすべて管理画面から把握することができます。必要に応じて、タスクの割り当ての変更やリスケジュールも可能です。

Group Taskの公式ホームページはこちらからどうぞ

タスク管理やToDo管理のツールを使いこなそう

タスク管理ツールを使いこなせれば、タスクの割り当てや進捗の状況を把握しやすくなり、プロジェクトの進行をスムーズに管理できるようになります。ぜひ、タスク管理ツールをまだ導入していないのなら導入を検討してみましょう。

タスク管理ツールと言ってもさまざまなツールがあり、それぞれ特徴が違います。今回紹介したツールの多くが無料でのトライアルを用意しています。気になるツールはぜひ、無料トライアルで試してみて、自分の会社やチームに合ったツールはどれなのか、比較検討してみることをおすすめします。

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