Scrapboxとは？
社内での文書やメモ、ファイルの管理や共有をどうすれば効率化できるのか、どのようなツールを使えばいいのか、いろいろと試行錯誤している会社は多いようです。
高いセキュリティを備えていながら、ITツールに慣れていないスタッフでも使いやすく、情報の整理も簡単に確実にできるツールを探しているのなら、Scrapboxがおすすめです。この記事では、Scrapboxとはどのようなツールなのか詳しく解説します。
どのようなことに使えるのか？
Scrapboxとは、Web上で利用できるドキュメント管理ツールです。PCやスマホのブラウザからアクセスして、Web上にメモや文書、画像を保存したり、プロジェクトメンバーで共有して編集することができます。
同じようなツールの多くが、フォルダによる階層化で整理する仕組みになっていますが、Scrapboxは階層化しません。情報をページ間リンクでつなげることで整理していきます。
料金プラン
Scrapboxの料金はどのくらいかかるのでしょうか。Scrapboxには次のように3つの料金プランがあります。
| 料金プラン | PERSONAL / EDUCATION | BUSINESS | BUSINESS ENTERPRISE |
| 月額料金(税込/1ユーザー) | 無料 | 1,100円 | 要問合せ |
| ページ数 | 制限なし | 制限なし | 制限なし |
| ユーザー数 | 制限なし | 制限なし | 制限なし (30名以上) |
| 特徴 | 個人と非営利での利用に 限定したプラン フリーランス、家族、 学校、勉強会、 NPOなどが対象 |
100ページまで料金無料で試用可能 ログイン方法として、Google以外にもSAML認証、メール認証なども利用できる |
大きな組織向けの料金プラン セキュリティ・コンプライアンス、ユーザー管理機能などが追加される オンプレミスでの運用も可能 |
商用利用をしない場合や、完全に個人利用の場合には、料金無料で利用できます。個人でフリーランスの場合には、商用利用でも料金無料で利用可能です。
Businessプラン以上を利用すると、ログイン方法の選択肢が増えます。ただし、複数のプロジェクトで利用する場合には、プロジェクトごとに追加料金が必要になる場合があります。詳しくは、Scrapboxの運用元にお問い合わせください
Scrapboxの主な機能
Scrapboxの主な機能はどのような機能があるのでしょうか。4つの主な機能についてみていきましょう。
ページ間リンク
Scrapboxの最大の特徴的な機能としては、ページ間リンクを簡単に作ることができる点です。ページ内にリンクしたいページのタイトルを[]で囲んで記述すれば、そのページへのリンクを簡単に作成することができます。
Scrapboxはフォルダによる階層構造を作らないので、すべての情報をリンクでつなげて整理していきます。
必要なページへは、簡単に作成できるリンクで簡単に飛べるので、いつでも必要な情報を探すことが可能になります。また、階層構造でプロジェクト全体の構造が複雑化することなく、いつでもリンクだけの単純な構造で整理することができるので、プロジェクト全体が大きく成長しても、構造に頭を悩ませることがなくなります。
複数ユーザーによる同時編集
Scrapboxでは、複数ユーザーによる同時編集機能があります。Scrapboxのプロジェクトに編集メンバーとして追加すると、編集メンバーなら誰でも編集が可能な機能が搭載されています。
すべての編集は瞬時に反映されるので、いつでも最新の状態で情報を確認できます。
ただし、他のツールのように編集権限の細かい設定はできません。プロジェクトを公開設定にした場合には、編集メンバーに追加していない人は閲覧しかできませんが、編集メンバーに追加した人はだれでも偏執できる状態になります。
画像・動画・地図の簡単添付
Scrapboxのページには画像や動画、地図を簡単な操作で添付できる機能があります。
テキストの文章だけでは理解しにくい概念も、画像や動画を使うと説明がとても簡単になる場合があります。そのような場合には、Scrapboxなら、とても簡単にページに画像や動画を貼り付けることができるので、作業効率が大幅にアップするでしょう。
画像や動画などの添付は、ドラッグ&ドロップやコピー&ペーストなどのとても簡単な操作で完了します。地図はGoogle Mapsを貼り付けることができます。
高度なセキュリティ
Scrapboxは、多くの企業や大学などの研究機関で利用されています。企業秘密や、最先端の研究情報などの機密情報をScrapbox上でやり取りすることも多いのですが、機密情報の共有にも耐えうるだけの十分に高度なセキュリティ機能を備えています。
Scrapboxの通信は、256bitのSSL暗号化通信によって保護されています。すべての通信が完全に暗号化されているために、第三者が通信内容を見ることはできません。
また、プロジェクトを非公開設定にすれば、プロジェクトメンバー以外の人にプロジェクトの内容が漏れることはありません。プロジェクトのURLが万が一流出しても、メンバー以外の人は閲覧できないようになっています。
クラウドで保存されるデータは、世界で最高レベルの信頼性を誇るHerokuで管理保管されています。とても高度なセキュリティ水準で管理されているので安心です。
また、常時脆弱性を監視する外部の専門家によるプラットフォームを導入しているので、未発見のウイルスやマルウェアなどからの攻撃に対する監視も、常に万全の状態で行っています。
高度な機密情報でも、安心してScrapbox上でやり取りすることが可能です。
Scrapboxでできること・できないこと
Scrapboxにはできることとできないことがあります。Scrapboxを導入するからこそ、業務が円滑になる部分もあれば、他のドキュメント管理ツールを使ったほうがいい場合もあるでしょう。
Scrapboxでどのようなことができることで、どのようなことができないことなのか、詳しくみていきましょう。
Scrapboxでできることとは？
Scrapboxでできることとは、情報をプロジェクト内に残していくことです。ページをタイトルごとに作成して、リンクでページをつなげることで、社内のあらゆる情報を管理することができます。
情報の管理ができるようになることで、文書やメモを蓄積しやすくなり、社内ナレッジを積み重ねやすくなります。その結果、社内のコミュニケーションが円滑になり、マニュアル作成などが効率化します。また、属人化しやすい社内の経験や知識も共有しやすくなるので、社内の教育コストを抑えることが可能になります。
プロジェクトを公開設定にして、顧客にも閲覧できるようにすればカスタマーサポートのためのFAQとしても利用可能です。
議事録や企画書、進捗報告もScrapboxで一元化できるので、社内の報連相がスムーズに出来るようになるでしょう。
Scrapboxでできないこととは？
一方で、Scrapboxでできないこともあります。Scrapboxでできないこととは、階層化とメンバーごとの権限設定です。
まず、Scrapboxでのページの整理方法はリンクだけなので、フォルダごとにページをまとめて、階層化させて整理するということはできません。資料の階層がしっかりと決まっていて、フォルダで構造化させながら整理したほうがいい場合には、Scrapbox以外のツールを使ったほうがいいでしょう。
また、Scrapboxでは編集メンバーとして追加したメンバーは、全員に同じ編集権限が与えられてしまいます。
類似ツールの中には、項目ごとに閲覧権限や編集権限を細かく設定できるものもあります。しかし、Scrapboxでは全てのメンバーがフラットな関係性に置かれるので、メンバーが間違えた情報を編集してしまう可能性もあります。
Scrapboxを使う場合には、細かい編集権限の設定はできないことを念頭に置きながら、編集権限を与えるメンバーは信頼できる人だけに限定するなどの注意が必要です。
Scrapboxの使い方
Scrapboxの使い方とはどうすればいいのでしょうか。アカウントの作成方法やページの作成方法などの使い方を解説します。
アカウントの作成
まずは、Scrapboxを利用するためのアカウントを作成しましょう。次の手順でアカウントを作成していきます。
1.Scrapboxの公式ページへアクセスする
2.「今すぐお試し」をクリックする
3.Googleアカウントへのログイン画面が開くので、Scrapboxのアカウントとして利用するGoogleアカウントにログインする
4.Scrapbox利用時の表示名とユーザー名を設定する
5.「Looks good」をクリックするとアカウントが作成できる
プロジェクトの作成
Scrapboxで新しいプロジェクトを作成してみましょう。作成したScrapboxアカウントでログインします。ログインしたら、次の手順で新しいプロジェクトを作成しましょう。
1.「Create new project」をクリックする
2.プロジェクト名(Project name)を設定する
3.公開設定を設定する
4.画像のアップロード先を設定する
5.「Create」をクリックするとプロジェクトの設定完了
プロジェクト名は半角英数字で入力します。ここで設定したプロジェクト名はプロジェクトの共有リンクとしても利用します。
プロジェクトの公開設定は、「Public Project」「Private Project」から選びます。Public Projectに設定したら、URLを知っている人はだれでもプロジェクトを閲覧できます。プロジェクトの編集と削除はプロジェクトメンバーのみが可能です。Private Projectは招待したメンバーだけがページの閲覧、編集、削除ができます。
「Upload images to」が画像のアップロード先の設定です。「scrapbox.io」と「gyazo.com」のどちらかを選ぶことができます。
メンバーの招待
プロジェクトを作成したら、メンバーを招待しましょう。Scrapboxのプロジェクトページを開いたら、次の手順でメンバーを招待します。
1.画面左上のScrapboxのアイコンをクリックする
2.表示されたメニューからメンバーを招待するプロジェクト名の下にある「Project Settings」をクリックする
3.「Members」のタブを開く
4.「Invite new members」に表示されている招待用リンクをコピーして招待する人にメールなどで送信する
5.「Members who can edit」にプロジェクトの編集メンバーとして招待する人のGoogleアカウントを入力する
4か5のどちらかの手順で招待したい人を招待できます。
なお、招待を受けた人は、招待用リンクをクリックします。参加確認ページ内の「Join」をクリックするとプロジェクトに参加できます。
プロジェクトの共有
Scrapboxで作成したプロジェクトを他の人と共有する方法です。次の手順で共有できます。Scrapboxのプロジェクト画面を開きましょう。
1.画面左上のScrapboxのアイコンをクリックする
2.表示されたメニューから共有するプロジェクト名の下にある「Project Settings」をクリックする
3.「Settings」のタブを開く
4.「Project ulr」にプロジェクトのURLが表示されているのでコピーして共有する相手に送信する
公開プロジェクトであれば、URLをクリックするだけで誰でもそのプロジェクトを閲覧できます。
ページの作成・編集
Scrapboxで新しいページを作成するときには、Scrapboxのプロジェクト画面の上部にある「＋」をクリックします。すると、新しいページが作成できます。
ページの編集方法は、1行目は自動的にタイトルになります。2行目からは本文です。行頭に半角スペースを入れると箇条書きにできます。半角スペースの個数によって、階層構造を作ることができます。
ページ間リンクの作成
Scrapboxの最大の特徴とも言えるページ間リンクの作成方法です。ページ間リンクは、各ページの1行目に設定したページのタイトルで作ります。
ページタイトルを[]で囲むと、そのページへのリンクを作成できます。すでに作成済みのページは青色で、まだ作っていないページへのリンクは赤色で表示されます。赤色のリンクをクリックすると、そのページを新規で作成することができます。
画像の挿入方法
Scrapboxでは、画像を挿入することもできます。
ページに画像を挿入したいときには、挿入したい画像をページ内へドラッグ&ドロップします。もしくは、コピーして貼り付けることもできます。
手書きの図を挿入する方法
Scrapboxには手書きの図を挿入できます。ページの編集画面を開き、画面右側に縦に3つ並んでいるアイコンの真ん中のドキュメントのような形をしたアイコンをクリックします。
表示されたメニューから「Drawing」をクリックすると、手書きの文字や図を挿入できます。
ページの並び替え
Scrapboxでは、探しているページを見つけたいときに、ページの並び替えができます。ページの並び替えは、プロジェクトのトップページから行います。
プロジェクトのトップページを開いたら画面右上にある「Date Created」をクリックします。表示されたメニューから、ページの並び替えの方法を選択します。ページの並び替えの方法は次のとおりです。
- Date modified with[.icon]：自分のアイコンが本文中に出てくるページだけを表示
- Date modified：更新日で並び替え
- Date modified by me：自分以外の編集によって順序が入れ替わらない
- Date created：作成日で並び替え
- Date last visited：最終アクセス日で並び替え
- Most linked：被リンク数で並び替え
- Most viewed：閲覧数で並び替え
- Title：タイトル（見出し）で並び替え
Slackと連携
Scrapboxが更新されたら、自動でSlackで通知されるように設定できます。ScrapboxとSlackを連携する方法は次のとおりです。
1.画面左上のScrapboxのアイコンをクリックする
2.表示されたメニューからSlack連携するプロジェクト名の下にある「Project Settings」をクリックする
3.「notifications」のタブを開く
4.「Add notifications」をクリックする
5.「Slack」をクリックする
6.連携するSlackのワークスペースのURLを入力して「Add」をクリックする
これで、設定したSlackのワークスペースに、Scrapboxの更新通知が届くようになります。なお、Slackだけでなく、Microsoft TeamsとDiscordとも連携可能です。
記法を使いこなそう！
Scrapboxには独自の記法があります。記法を覚えると、もっと楽にScrapboxを使いこなせるようになります。主な記法は次のとおりです。
| 記法 | 書き方 |
| 画像の埋め込み | [画像URL] |
| 引用 | 行頭に>を付ける |
| 太字 | [[テキスト]] [*テキスト] [****テキスト](*の数で文字が大きくなる) |
| 斜め文字 | [/テキスト] |
| 打ち消し線 | [-テキスト] |
| ハッシュタグ | #ページタイトル |
| コード | `code` |
Scrapboxのヘルプページにはその他の記法も紹介されています。他の記法も使ってみたい方は、ぜひヘルプページを参照してください。
Scrapboxの導入事例
Scrapboxは企業でどのように活用されているのでしょうか。Scrapboxの導入事例を紹介します。
社内ナレッジの蓄積量が劇的に増加した
通信関連のプラットフォームを提供しているA社では、スタッフが個人的にScrapbox を使い始めたことをきっかけにして、社内へ導入されました。
個人的に利用する中で、業務で使ったら便利だと考えて、開発エンジニアとの間で利用を始めました。
それまでは、社内ナレッジはwikiツールを使っていたのですが、使いにくかったことからほとんど使われていませんでした。
Scrapboxが社内で広がり始めると、いつの間にか全社員が書き込むようになっていました。現在では議事録や、社内でマニュアル、伝達事項など、ほぼすべての情報がScrapboxにまとめられるようになりました。
その結果、Scrapboxに蓄積される情報量が増えて、社内ナレッジが劇的に増加して、社内コミュニケーションの活発化にもつながっています。
社内で建設的な議論が自然に生まれるようになった
教育関連のICTツールの開発を行っているB社では、最初は検収向けのノウハウの作成用にScrapboxを使い始めました。それまでは、ドキュメントツールを使っていたのですが、情報が蓄積していくに連れて情報が埋もれていき、見つけたい情報にたどり着かなくなるという課題がありました。そこで、Scrapboxを導入しました。
Scrapboxを導入したことで、エンジニアが作業メモなどをScrapboxに書き込むようになりました。その結果、それまで社内では暗黙知であった知識が文書化されて、社内で明らかな知識として共有されるようになりました。
その結果、スタッフ間でScrapboxを通して建設的な議論が生まれるようになりました。誰かが作成したページに、他のメンバーが建設的な提案を書き込む、ということが自然に生まれて、社内の議論が活発化しています。
カスタマーサポートのナレッジ共有に活用
企業向けの会計や人事などを管理するためのクラウドツールを提供しているC社では、カスタマーサポートでナレッジを共有するためのツールを何度も導入してきました。
しかし、なかなかカスタマーサポートの担当スタッフが書き込みをしてくれなくて、定着するツールに出会えずに困っていました。
そのようなときに、高度な知識が必要なくて、誰でも利用しやすいScrapboxを導入しました。Scrapboxを導入する際には、使うスタッフの使い方がバラバラにならないように、最低限の運用ルールを定めることに時間をかけました。
顧客からの問い合わせで答えられなかったことをタイトルにしてページを作ると、他の誰かがそれに対して書き込んで答える、という運用をしたところ、カスタマーサポートのスタッフからも好評で、半年の運用で500件以上のページが作成されています。
顧客からの質問をそのままタイトルにしたことから、検索もしやすくなり、ナレッジの共有に役立っています。
会議の準備用に使い始めたら会議そのものが激減した
健康管理プラットフォームを運用しているD社では、ドキュメントの共有方法をいろいろと試してきましたが、定着に至るものに出会えていませんでした。
スタッフが個人的に使い始めたことをきっかけにして、社内の数人で使い始めたところ、社内でScrapboxが広がりました。
Scrapboxで会議の前に議題をまとめたアジェンダを作ったところ、アジェンダに対してコメントが書き込まれて議論が起こり、会議を始める前に結論が出てしまうことも生じ始めました。
Scrapboxを介して、時と場所を超えた議論がしやすくなったことで、社内のコミュニケーションがかなり活発化しています。
チーム内のコミュニケーションが活性化した
インターネット関連サービスを提供しているE社では、スタッフの数が少ないにもかかわらず、チーム内のコミュニケーションが上手く取れていないという課題がありました。
そこで、情報を手軽に共有できるツールとしてScrapboxを導入しました。最初は共同日報として使い始めて、タスク整理などに活用するようになりました。
その結果、お互いが何をしているのか、どのようなことを考えているのかが明確にわかるようになり、社内でのコミュニケーションが大幅に活発化しました。
Scrapboxの口コミ・評判
Scrapboxを利用している人からはどのような口コミや評判が寄せられているのでしょうか。Scrapboxの口コミや評判をみていきましょう。
使ってよかったという口コミ・評判
まずは、Scrapboxを使って良かったという口コミや評判です。
「動作が軽いので、アイデア出しツールとしてとても重宝しています。記法も最初に覚えてしまえばとてもシンプルで、視覚的にも見やすく、使いやすいツールです。スクリプトやコードでの実装が簡単にできる点もとても気に入っています。」
「他のメモツールよりも文書作成の敷居が低く、思い立ったらすぐに書ける。装飾が少なくて、レイアウトなどの体裁を考えながら書く必要もないのがとてもいい。議事録などが簡単に書けるようになり、一人でアイデア出しや思考をまとめるのにも活用している。」
「記法が少し独特だが、覚えてしまえば感覚的に書けるようになるので、ドキュメントの作成がとてもはかどります。あらゆるアイデアを文書化して保存する癖が付き、階層化されていないので、思考の過程も残しやすくなりました。」
「他のメモツールも使ってきましたが、Scrapboxは圧倒的に書き出しの敷居が低い点が気に入っています。ページの整理方法としては、タグとリンク、検索しか機能がありませんが、タグと検索でシンプルに絞り込むことで欲しい情報に簡単にたどり着けます。」
「ブラウザベースなのでアプリが必要ない点がとてもいい。ブラウザからならどの端末からもアクセスできるので、どこでもメモやノートの閲覧や編集ができるようになった。」
改善を求める口コミ・評判
Scrapboxに改善を求めたいという口コミや評判です。
「Scrapboxはとても使いやすいのに、iOS版のアプリが出ていないのが残念です。Android版がすでに出ているので、iPhoneやiPadでも早く使いやすく利用できるようにしてほしいです。」
「ドキュメントの数が増えすぎてしまうと、なかなか探している文書にたどり着けなくなる。検索精度を上げる、検索の絞り込み機能を充実させるなどの対策がされるともっと使いやすくなります。」
「SlackだけでなくChatworkとも連携すると便利になる。」
Scrapboxでドキュメント管理の質を向上させよう！
Scrapboxは、多くの文書管理ツールで使われているようなフォルダでの階層化によるファイルの整理は行いません。そのために、使い方によっては使いにくいと感じる場合もあるようです。
しかし、導入企業の中には、Scrapboxを導入してよかった、文書管理が効率化した、社内のコミュニケーションが活性化して大きなメリットがあった、という声も多く上がっています。
Scrapboxを導入して効果が出るかどうかは、企業ごとに異なるようです。まずは、一度、個人プランで無料で使い始めてみて、Scrapboxの効果を実感してみましょう。そして自社でも使えそうだと思ったら、ぜひ導入してドキュメント管理の質を大幅に向上させましょう。
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