メールディーラーとは？

顧客や取引先とのやり取りにメールを活用している企業はまだまだたくさんあります。企業のメール対応業務でよく起こりがちなのが、対応するべきメールへの対応を忘れる対応漏れや、同じメールに複数の人が対応してしまう二重対応です。

メールディーラーとは、そのようなメール対応業務でのミスを減少させるのにとても効果的なツールです。この記事では、メールディーラーとはどのようなツールなのか、詳しく解説します。

業界シェアNo.1のクラウド型メール管理システム

メールディーラーとはクラウド型メール管理システムです。クラウド型メール管理システムとは、クラウド上のサーバーにメールを保存して管理できるシステムです。スタッフそれぞれのパソコンに設定する固有のメールアドレスではなく、社内でメールを共有できるので、メール対応の漏れなどを防止しやすくなります。

メールディーラーは、企業向けのメール管理システムで業界シェアNo.1の実績を誇るツールです。7,000社以上の企業に導入されている実績にあるメール管理システムです。

運営会社情報

メールディーラーの運営会社情報です。

会社名  ：株式会社ラクス
代表取締役  ：中村崇則
設立   ：2000年11月1日
資本金  ：3億7,837万8千円
上場証券取引所 ：東京証券取引所　市場第一部(コード：3923)

メールディーラーの主な機能について

メールディーラーではどのような機能が利用できるのでしょうか。メールディーラーの主な機能をみていきましょう。

ステータス管理機能

ステータスとはメールの対応状況のことです。メールディーラーで管理しているメールは「未対応」「対応中」「対応完了」といったタブに自動で分類されます。メールごとに担当者も振り分けられるので、誰がどのような対応をしているのかを確認することもできます。

二重返信防止機能

対応する担当者が決まったメールには、他の人が対応できないようにロックをかけられる機能があります。複数の人が同時に対応することを防止できるので、同じメールに複数のスタッフが対応してしまう二重対応のミスを防止できます。

メールの開封確認機能

メールディーラーにはメールを送信した相手が確実にメールを開封しているか確認できる開封確認機能があります。メールを受け取った相手が特定のメーラーで受信している場合、開封すると自動で送信者にメールが送信されるように設定できます。

メールの開封確認機能を使えば、メールの開封率を調べて、開封率の高いメールを作成するにはどうしたらいいのか検証することが可能になるでしょう。

複数のメールアドレスや窓口を一元管理

企業によっては、「info」から始まるメールアドレスと「support」から始まるメールアドレス等、複数のメールアドレスが代表アドレスとなっている場合があります。また、問い合わせ窓口もメール、チャット、楽天やアマゾンなどのECのメッセージ機能など複数利用していることもあるでしょう。

メールディーラーを利用すれば、複数のメールアドレスも問い合わせ窓口もすべてメールディーラーで管理できるようになります。管理する場所を1箇所にまとめられるので、管理の手間を効率化できます。

対応履歴検索機能

メールディーラーには相手のメールアドレスごとに過去の対応履歴をワンクリックで確認できる機能があります。過去の対応状況を把握することで、顧客が置かれた状況をより理解して把握した上での対応が可能となるでしょう。

文章のテンプレート

メールディーラーにはメールに記載する文章でよく使うものはテンプレートとして登録できます。文章のひな形を登録しておくことで、その都度同じ文章を何度も打つ手間を省いて、メール作成を効率化できます。

承認・申請機能

社内でやり取りするメールをメールディーラーで管理する場合には、承認・申請フローをメールディーラーに組み込むことができます。メールディーラーを通したメールのやりとりだけで承認や申請が行えるようになります。

コメント機能

顧客からのメールに対して、付箋でメモを付けるようにコメントを付ける事ができます。「優先して対応」などのコメントを付けることで、重要なメールと一般的なメールの振り分けなどがしやすくなるでしょう。

集計レポート

メールディーラーには期間別やフォルダ別の問い合わせ件数などの集計ができる機能があります。問い合わせの数などを数値化して具体的に見える化することで、今後の対応を改善するための方策を探ることができるでしょう。

グループチャット

メールディーラーにはスタッフ間でコミュニケーションを取ることができるグループチャット機能があります。社外とのメールでのやりとりだけでなく、社内でのコミュニケーションにもメールディーラーは活用できます。

API連携機能

メールディーラーにはAPI連携機能があります。API連携機能とは、違うシステム同士を連携させる仕組みのことです。すでに導入済みの顧客管理システムや営業支援システム、購買管理システムなどがある場合には、メールディーラーとAPIを使って連携させることができます。

メールのやり取りを関連するシステムと連携させることで、相手からの連絡の見落としや対応漏れなどを防ぎ、より良い顧客対応や営業対応などが可能となるでしょう。

メールディーラーの料金について

メールディーラーを導入するためにはどのくらいの料金が必要になるのでしょうか。メールディーラーの運営会社から公表されている料金は次のとおりです。

初期費用：50,000円から
月額料金：35,000円から

この料金は最低利用料金です。料金はユーザー数と保存するメール数などに応じて変動します。詳細な料金表や料金プランについては、メールディーラーの公式ホームページから直接お問い合わせください。

メールディーラー導入のメリットとは？

メールディーラー導入により、どのようなメリットを得られるのでしょうか。メールディーラーの6つのメリットをみていきましょう。

メール対応業務を共有できる

メールディーラー導入によって得られるメリットの1つ目は、メール対応業務をスタッフ間で共有できることです。メール対応はそれぞれのスタッフが個人として抱えやすく属人化しがちです。

しかし、属人化してしまうと対応の進捗状況を共有できずに、担当者以外のスタッフが対応できなくなってしまいます。

メールディーラーでメール対応業務を共有化することで、誰でも同じように対応できるようになります。

問い合わせへの対応状況を可視化できる

メールディーラーのメリットの2つ目は、問い合わせへの対応状況が可視化できることです。それぞれのメールの進捗状況は、ステータス管理機能でどういった状況にあるのかを共有できます。

また、担当者もわかるので、誰がどのように対応しているのかをスタッフ間で共有うできます。対応状況が可視化されることで、対応漏れを防止できます。

問い合わせ窓口を一元管理できる

現在、問い合わせ窓口は電話とメールだけでなく、LINEなどのSNSやチャットなど多岐に渡っています。また、代表メールアドレスも複数ある企業もあります。

メールディーラーを利用すれば、それぞれの問い合わせチャネルごとにツールを用意しなくても、メールディーラーで一元管理できます。問い合わせ対応するのにツールを切り替える手間が必要ないので、業務を大幅に効率化できるというメリットがあります。

メールのセキュリティ対策をカスタマイズできる

メールディーラーのメリットには、社内のメールに対するセキュリティ対策をカスタマイズできるという点があります。共有しているメールを誤って誰かが削除してしまうといったミスを防ぐために、ユーザーごとにデータの削除や移動などの許可を細かく設定できます。

メールディーラーで設定できる機能制限は90項目にも及び、細かいセキュリティ設定が可能です。また、アクセスログも取れるので、誰がどのメールを閲覧して、どのような操作をしたのかも確認できるようになります。

スタッフの対応状況を管理できる

メールディーラーのメリットには、スタッフのメールへの対応状況を管理できるという点もあります。メールディーラーにはメールが届いてから返信するまでの時間を集計する機能があります。

対応が遅いスタッフの状況を把握しやすく、コメント機能で指示を出すことができます。また、上司の確認を取らないとメールを送信できないように設定できるなど、経験の浅いスタッフを育成しやすい機能も充実しています。

サポート体制が手厚い

メールディーラーのメリットには、手厚いサポート体制が用意されているという点もあります。導入から運用までスムーズに進められるように、専任スタッフによるサポートが用意されています。

導入後も無料で電話もしくはメールでのサポートを受けられます。何か利用していて困ったことがあっても、メールディーラーなら安心です。

メールディーラーのデメリット

メールディーラーにはメリットもあればデメリットもあります。どのようなデメリットがあるのか、2つのデメリットについて詳しくみていきましょう。

料金が高額

メールディーラーの1つ目のデメリットは料金が同様のツールと比べると高額である点です。クラウド型メール管理システムの中には、1ユーザーから月額2,000円以下で利用可能なものもあります。月額35,000円からという料金は、他の安価なツールと比べると高額に思えてデメリットと感じる人もいるでしょう。

メールディーラーは高額なだけ機能性は高いのですが、すべての機能は必要ないという企業もあります。メールディーラーの機能をすべて必要ないと感じている企業にとっては、この価格はデメリットでしかない可能性があります。

メールが顧客に届かないことがある

メールディーラーの2つ目のデメリットは、メールディーラーのシステムを使って送信されたメールがスパム判定されてしまい相手に届かないことがある点です。メールが届かないというのは、メールシステムとしては大変なデメリットでしょう。

設定などでこのデメリットは解消できる可能性が高いのですが、送信したつもりでも届かない可能性があるというデメリットは理解しておいたほうがいいでしょう。

メールディーラーの使い方

メールディーラーの使い方についてみていきましょう。

導入までの流れ

1.資料請求
まずは資料請求をしてみましょう。公式ホームページから請求すれば詳しい情報が記載された資料をダウンロードできます。

2.お問い合わせ
資料を見て試してみたいと思ったら公式サイトから問い合わせてみましょう。担当者がヒアリングを行った上で無料お試しの内容を提案します。

3.無料お試し
実際に操作画面などを使ってみることができます。

4.お申し込み
正式に導入を決めたら契約をします。初期設定支援を受けられるので、安心して始められます。

対応漏れを防ぐための使い方

メールディーラーで対応漏れを防止するためには、ステータス管理機能を利用します。まだ返信していないメールや担当者が決まっていないメールは「未対応」に分類されているので、一目で対応していないメールを確認できます。

二重対応を防ぐための使い方

同じメールに複数の人が対応してしまう二重対応を防止するためには、排他ロック機能を使います。メールディーラーの排他ロック機能は2段階用意されています。

1段階目はメールに記載される「○○さんが返信処理中です」という警告文です。2段階目は作業中のスタッフ以外のユーザーには返信ボタンが表示されません。対応する担当者が決まった時点で、この排他ロック機能が起動するので安心です。

メールディーラーの口コミ・評判

メールディーラーの口コミや評判をみていきましょう。

評価の高い口コミ・評判

メールディーラーの良い口コミや評判です。

「以前は他のメール共有システムを使っていましたが、サポートの対応が悪くてこちらに乗り換えました。サポート体制がしっかりしていて、機能性も高く満足しています。」

「チームでのメール共有が簡単にできる。ECサイトのメッセージ機能もメールディーラーで管理できて、誰がどの問い合わせに対応しているのかわかりやすくて良い。」

「直感的に操作できるので、初めて使うスタッフもすんなりと入っていける。」

「承認機能があるので、適切な文章を作成しているのかを逐一チェックできる。簡単に送信メールのWチェックできる体制がとても助かっている。」

改善を求める口コミ・評判

改善してほしいという口コミや評判です。

「レポート機能をもっと充実させて欲しい。」

「メールディーラーから送信したメールが迷惑フォルダに入ってしまうのをどうにかして欲しい。」

メールディーラーは安心して導入できるメール管理システム！

メールディーラーは業界No.1の導入実績ということもあり、とても実績もあり機能性にも優れているメール管理システムといえるでしょう。他のメールシステムと比較すると料金は高額ですが、機能性の高さと導入実績No.1の安定性からの安心感は、他の新しいツールとは比較にならないものがあります。

安価で不安定なツールの導入に不安を感じるようなら、多少料金はかかってもメールディーラーの導入も検討してみることをおすすめします。まずは無料体験に付いてのお問い合わせから始めてみましょう。

 

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