IVRy（アイブリー）とは？

コールセンターを完備できるような規模の企業ではない、中小企業や小規模な店舗では、日々の電話対応業務に追われてしまっているところも少なくありません。

電話対応業務を効率化するのにとても便利で評判のいいシステムがIVRyです。この記事では、IVRyとはどのようなものなのか詳しく解説します。

格安で利用できる電話自動応答システム

IVRyとは、とても格安で利用できる評判の電話自動応答システムです。電話の自動応答や転送、SMSメッセージでの折り返しの連絡、電話での会話のAIによる自動文字起こしなどの機能がとても安い料金で利用できます。

かかってきた電話に対して、まずはIVRyで自動対応できます。自動の音声案内やSMS送信で対応できるものに対しては、スタッフが対応する必要がないので、電話応対業務への労力を軽減できます。

固定電話の代わりのIP電話番号を取得できる

起業したときに、オフィスや店舗に固定電話を設置したほうがいいのか、携帯電話だけでいいのか色々と悩むところです。IVRyなら固定電話の代わりのIP電話番号を取得できます。

IVRyの自動応答システムもIP電話番号設置と同時に利用できるので、起業したての一番忙しい時期に電話対応に追われずに余裕を持って業務に当たることができるというメリットがあります。

運営会社概要

IVRyを運営している会社の概要です。

会社名	株式会社IVRy（アイブリー）
代表取締役	奥西 亮賀
設立年月	2019年3月
住所	〒111-0041 東京都台東区元浅草3-7-1 住友不動産上野御徒町ビル4F
電話番号	050-3204-4610

IVRyで解決できる企業の課題とは？

企業がIVRyを導入することで解決できる課題とはどのようなものがあるのでしょうか。IVRyによって解決可能な3つの課題についてみていきましょう。

電話対応の人手が足りない

IVRyの導入によって電話に応対するための人員不足を解決できます。コールセンターやお問い合わせ窓口専用のスタッフを配置するためにはある程度の企業規模が必要です。

規模の小さな企業や店舗はスタッフが他の業務の合間に電話に応対しなければいけません。電話が長引けば、本来の業務に差し障りが出てしまうこともあります。

IVRyの自動応答システムを導入すれば、人による対応が必要な電話のみに対応すれば良くなるので、人手不足解消に役立ちます。

同じような内容の電話への対応で1日が終わってしまう

路地の奥まったところにある店舗では、1日中道案内の電話への対応に追われてしまうということも珍しくありません。

IVRyの自動応答システムを導入すれば、道案内の音声を自動で流せるようにしたり、SMSへ地図のURLを送信したりできるようになります。

よくある同じような電話に対して自動で対応できるようになり、電話応対に追われていた労力を大幅に削減できます。

電話に出られないことでの受注機会損失が生じている

企業によっては業務時間外にかかってくる受注の電話に出られずに、受注機会を逃している場合があります。IVRyの自動応答システムを使えば、電話での注文の自動化も可能です。

注文を自動化することで、業務時間内でも電話応対する労力を他の業務に充てることができるようになった上に、業務時間外でも受注を逃すことがなくなります。IVRy導入によって業務の効率化と売上アップのどちらも実現可能です。

IVRy導入で可能になることや利用できる機能

IVRyの導入によってどのような機能を利用できるようになるのでしょうか。また、IVRyの機能によってどのようなことができるようになるのでしょうか。IVRyの機能の詳細についてみていきましょう。

新しい電話番号の取得

IVRyを導入すれば、新しい電話番号を簡単に取得できます。本来はとても面倒な手間がかかる電話番号取得ですが、IVRyなら最短5分で電話番号を申請できます。IVRyで取得する電話番号はIP電話ですが、現在はパソコンのブラウザやスマホでも利用可能です。パソコンやスマホがあればIP電話専用の電話機の購入も必要ありません。

なお、現在使っている電話番号を継続しながらIVRyを導入することも可能です。その場合には、現在の電話番号の電話会社からIVRyへの転送料金が必要となる可能性があります。

AIによるテキスト自動読み上げ

IVRyでは、テキストを用意すればAIによって自動で読み上げる機能を利用できます。業務内容に沿った案内のテキストを用意するだけで電話での自動応答を設定できます。テキストの自動読み上げ機能だけでなく、録音した音声を自動応答に利用することもできます。

テキスト自動読み上げ機能は日本語だけでなく英語と中国語にも対応しています。

かかってきた電話番号のSMSへの自動送信機能

IVRyにはかかってきた電話番号に対して自動でSMSへメッセージを送信するように設定する機能もあります。

送信するメッセージは条件で分岐して、お問い合わせ内容ごとに変えることができます。例えば、営業時間や経路を知りたいという問い合わせに対しては、ホームページの営業案内のURLを送信できます。事業内容を知りたいという電話に対しては事業紹介を文章で送信したり、ホームページの事業案内や製品案内のURLを送信するように設定できます。

顧客からの電話のニーズをしっかりと把握しておけば、顧客の要望に沿ったメッセージを送信できるでしょう。

受電をメールやSlackなどへ通知

IVRyには社内で利用しているコミュニケーションツールへ電話がかかってきたことを通知するための機能も搭載されています。

受電通知に対応しているサービスは、Slack、メール、チャットワーク、Microsoft Teams、LINEです。業務時間外にかかってきた電話でも、後で受電を確認できるので、後日担当からの折り返しの連絡も可能です。

着信フローの作成

IVRyでは、着信後のフローを設定することができます。音声案内での自動応答、SMS送信、担当者への取次など、分岐を設けて自由に設定できます。

「商品に対するお問い合わせは1を、お店の道順に関するお問い合わせは2を、」といった着信フローを設定することで、顧客のニーズに沿った電話対応が自動応答でも可能になります。

電話転送機能

IVRyの電話転送機能は、ただ単に登録した電話番号に転送するといった機能ではありません。曜日や用件によって転送する担当者を設定できます。転送する電話番号を登録しておくこともできます。

例えば、重要な取引先だけ必ず担当者に転送するように設定しておき、その他の電話はすべて自動応答にするといった使い方も可能です。

電話の複数転送設定

IVRyでは転送先を複数の担当者に設定することが可能です。通常の電話転送は1つの電話番号だけに転送しますが、IVRyでは複数の担当者に同時に着信するように設定できます。

もしも本来の担当者が会議中や移動中であっても、同時着信した他のスタッフが電話に出られるので、対応を漏らすことがありません。

留守電機能

IVRyには留守電機能があります。顧客からの電話の音声を録音しておき、設定画面で後から聞き直すことができます。留守電を聞いた上で、必要に応じて担当者が折り返しの電話をすることもできるので、電話に出ることができなくても効率的に顧客対応ができます。

顧客ごとの受電記録管理

IVRyには顧客管理機能もあります。電話をかけてきた顧客ごとに情報を管理して、IVRyで扱った受電履歴を残すことができます。

顧客管理機能では、顧客の電話番号だけでなく、住所などの情報もまとめることができます。高額な顧客管理ツールを使わなくても、住所録程度の顧客名簿ならIVRyで十分に対応できます。

PC・スマホのブラウザからの電話発信

IVRyはIP電話機がなくても、スマホやパソコンのブラウザから電話の発着信ができます。固定電話では、片手で受話器を持たなければいけないので、電話しながらメモを取ったりパソコンを操作したりといったことが難しくなります。

パソコンでの発着信が可能なIVRyなら、ヘッドセットの装着で両手が空くので、電話をしながらのパソコン操作も可能です。

スマホを利用すれば、オフィス外でも電話を利用できます。外出中でもIVRyでの会社の電話番号を使える他、テレワークにも活用できます。

受電履歴の記録やメモ機能の利用

IVRyにはメモ機能や履歴を記録する機能があります。履歴を確認して、対応できなかったり、対応が不十分な顧客がいないかを確認することができるので、対応漏れをなくすことができます。

メモ機能はスタッフ間での情報伝達するための機能です。顧客との会話内容などをメモに残しておくことで、他のスタッフに対応状況を引き継ぎやすくなるでしょう。

ホワイトリスト・ブラックリストの作成

ホワイトリストとは、自動音声機能を使わずに必ずスタッフが対応するように設定した電話番号のリストです。例えば、どうしても社長や管理職が対応するべき相手からの電話を転送するように設定できます。

IVRyでは、電話番号ごとに特定の電話番号に転送するように設定したり、特定の自動音声に誘導したりするように設定できます。

スタッフが出て対応する必要もない迷惑客からの電話は、常に自動音声を流してすぐに切るように設定するブラックリスト設定もできます。

メンバーの権限設定

IVRyでは管理者を複数設定できますが、メンバーごとに権限設定を変更することができます。例えば、上級の管理者にはクレジットカード登録や請求の閲覧ができるようにしたり、権限を与えたくないメンバーには聞かせたくない音声の設定などができます。

スマホやタブレットの専用アプリでの利用

IVRyのβ版では、スマホアプリが用意されています。スマホにIVRyのアプリを入れてログインしておけば、携帯電話会社の電話番号がないスマホでもインターネットに接続していれば電話を受けることができます。

音声の自動文字起こし機能

IVRyのβ版では、IVRyでの通話や録音した音声を文字起こしすることもできます。文字で通話内容を記録しておくことで、後から言った、言わない、といったトラブルになるのを防止したり、内容が難しい会話をじっくりと確認することができます。

IVRyの利用料金

IVRyは格安料金で利用できるのが魅力だといわれていますが、実際にどのくらいの料金が必要なのでしょうか。IVRyの税込料金は次のとおりです。

サービス利用料金：月額3,300円
電話番号維持料金：月額550円
通話料金(着信)：1分間3.3円
通話料金(転送)：1分間固定電話への転送14.3円　携帯電話への転送30.8円
SMS送信料金：1通13.2円

実際に1ヶ月あたりにかかる料金の目安は、150分の着信と30分の転送、20通のSMS送信で合計5,038円となります。

IVRyの導入事例

IVRyの導入企業はどのように活用しているのでしょうか。IVRyの導入事例をご紹介します。

土日や深夜の時間外の電話への対応も可能に！

宿泊業を営むA社では、業務時間外の電話対応は代行業者を依頼していました。しかし、深夜や土日は業者も対応できなかったので、予約が最も多い時間帯の電話対応に課題がありました。

そこでIVRyを導入し、電話での自動予約システムを構築しました。その結果、時間外での予約を受け付けられるようになりました。また、営業電話には対応しないようにブラックリストも活用しています。

予約サイトの案内をSMS送信で通知することで電話対応業務が7割減！

健康診断を行っているBクリニックでは予約の電話への対応に手間がかかりすぎるという課題がありました。そこで、IVRyを導入して、携帯電話からの予約の電話に対しては自動で予約ページのURLを記載したメッセージをSMS送信するように設定しました。

その結果、電話対応業務への負担が軽減し、緊急の電話などに対応しやすくなりました。また、音声を録音することで、スタッフの対応品質の確認もできるようになりました。

電話代行業者との併用で顧客のニーズを漏らさず対応可能に！

不動産業のC社では、電話対応業務を効率化するために代行業者を使っていました。しかし、業者では一次対応をするだけで肝心の対応はC社へ丸投げで、効率化に成功しているとは言えない状態でした。

そこで、IVRyも併用することにしました。IVRyの自動応答で対応できる部分をIVRyに任せて、人の対応が必要な部分を代行業者へ転送するようにしました。高齢者からの電話など、自動対応では対応しきれない部分はあるので、顧客ニーズに合わせた対応ができるようにしています。

その結果、営業電話や間違い電話などが代行業者へ転送されなくなり、IVRyを導入したにもかかわらず全体的な電話料金が3分の1ほどに削減できました。

IVRyの口コミ・評判

IVRy利用者からの口コミや評判です。

「申込みから利用開始までの期間がとても短かった。定期的にIVRyのサポートから連絡があり、サポートしてもらえるのも助かる。」

「操作画面がとてもシンプルで使いやすい。分岐の設定がおもったよりも簡単だったので良かった。」

「営業電話やリサーチ電話に対応する必要がなくなった。本当に対応が必要な電話に集中して対応できるようになった。」

IVRyで電話対応業務を効率化しよう！

IVRyを導入した企業の多くが、電話対応業務の効率化に成功しています。本当は出たくない営業電話に対応しなくても良くなり、顧客のニーズに応じた電話応対ができるようになります。IVRyは企業の電話対応業務にかかる労力を大幅に軽減できるツールです。安価に利用できるので、興味のある方は一度資料を取り寄せてみるといいでしょう。

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