イベント管理システムとは？
企業の多くが顧客向けや展示会などのイベントやセミナーなどを開催していることでしょう。イベントを開催するときには、イベントの企画から集客、予約管理、当日の入場管理、終了後のアンケートなど、やるべきことがたくさんあります。
イベントを開催するときに利用するととても便利なシステムがイベント管理システムです。イベント管理システムがあれば、イベントの準備から当日の管理、終了後のフォローまで一貫して行うことができます。
この記事では、イベント管理システムの詳細についてとおすすめのシステムをご紹介します。
イベント管理システムの主な機能
イベント管理システムといっても、さまざまな種類があってそれぞれ機能性が異なります。しかし、イベント開催を効率化するという目的はどのシステムも同じなので、基本的な機能は同じような機能が搭載されています。イベント管理システムで利用できる主な機能についてまずはみていきましょう。
集客のための機能
イベント管理システムの主な機能の一つが、集客のための機能です。イベントの告知から予約受付に必要な機能を利用できます。
イベントを告知するための機能としては、イベントについてのホームページを作成できる機能があります。自社サイトを持っていなくても、イベント管理システムの機能でイベント独自のホームページを作成して、そのURLをSNSで拡散したり、顧客にメールで送信したりできます。
イベント管理システムには、申込みフォームを作成する機能もあるので、イベントへの参加希望者の参加受付もシステム内で完結します。
顧客管理機能
イベントの予約受付を開始したら、次にやるべきことがイベントの参加者の管理です。イベント管理システムには顧客管理機能があり、予約を完了した参加者の情報を顧客リストとしてデータベース化することができます。
参加者を顧客リストとして管理できるので、参加者の集計や当日の出欠確認などがスムーズに行えるでしょう。
来場受付機能
イベント管理システムのイベント当日に使える機能として、当日の来場受付機能があります。
特にオフラインイベントでは当日の入場チケットの管理などに手間がかかってしまいます。しかし、ここ最近のイベント管理システムは参加者に入場用のQRコードを発行して、受付でスキャンするだけで参加受付ができるようにしているものが主流です。
スキャンした参加者の情報は顧客リストに参加者情報としてリアルタイムで記録されていきます。特に集計の手間を取ることなく、当日の出欠についてリアルタイムで把握することが可能です。
決済機能
有料イベントの場合には、料金の決済方法をどのように用意したらいいのかという問題も発生するでしょう。イベント管理システムには、決済機能も利用できるシステムもあります。
決済機能が利用できるシステムでは、クレジットカードもしくはPayPalで事前に料金を支払ってもらうように設定できます。また、料金の支払いが完了していない参加申込者にはリマインダーメールを送る機能が搭載されているものもあります。
当日の料金支払いでは、参加申し込みをしても参加しない人も出てきてしまいます。料金の事前決済であれば未払いでの無断欠席を防ぐことができるでしょう。有料イベントを開催するときには、事前決済ができるイベント管理システムを利用することをおすすめします。
イベント管理システム導入のメリットとは？
イベント開催を予定している企業や団体が、イベント管理システムを導入するとどのようなメリットを得ることができるのでしょうか。イベント管理システムを導入する5つのメリットについて詳しくみていきましょう。
イベント開催に関する業務の大幅な効率化
イベント管理システムを導入すれば、イベント開催に関する業務を大幅に効率化できます。
主な機能で紹介した、集客、顧客管理、来場受付、決済の4つの機能は、それぞれ独立したツールとして用意することはできます。しかし、別々に独立したツールを使うと、その都度それぞれのツールにログインしたり、顧客データを移し替える手間が発生して効率的ではありません。
イベント管理システム1つですべてを管理すれば、顧客データも一貫して予約から決済、終了後のフォローまで利用できて便利です。イベント管理を効率化したいのならイベント管理システムの利用がおすすめです。
コスト削減が可能に
イベント管理システムを利用すればコスト削減効果が期待できます。
大規模な有料イベントを開催するときには、イベント管理システムの使用料金もそこそこの金額になることもあるでしょう。しかし、それを差し引いても、イベント管理システムを使ったほうがコスト削減効果が大きいと思われます。
その理由は、イベント管理システムを使えば、イベント開催に関わるスタッフの数を大幅に削減できるために、人件費の削減効果を見込めるためです。
スタッフの人数が特に必要な当日の受付もQRコードの読み取りだけでいいのでそれほど人数を用意する必要がありません。より低コストでのイベント開催を希望するのであれば、イベント管理システムを導入したほうがいいでしょう。
大規模なオンラインイベントを開催しやすくなる
2020年の新型コロナウイルスの大流行によって、オフラインのイベント開催が難しくなったことから、オンラインイベントやWebセミナーを開催する企業や団体が増加しました。
現在提供されているイベント管理システムの多くが、オフラインイベントにもオンラインイベントにも対応しています。
オンラインイベントは、安定した通信環境と快適に双方向で参加できるシステムを用意できれば、入場人数の制限をオフラインイベントほど受けません。かなり大規模なイベントでも開催可能です。しかし、規模が大きくなればなるほど参加者の管理にも膨大な手間がかかります。
顧客管理機能がしっかりしているイベント管理システムを活用すれば、大規模なオンラインイベントであっても参加者の管理や当日の運営管理がしやすくなります。大規模なオンラインイベントほど、イベント管理スステムの利用をおすすめします。
リード獲得にも活用できる
イベントをリード(見込み客)の獲得を目的として開催することもよくあります。特に、BtoBの講演会やセミナー、展示会などはリードを獲得するために開催するといってもいいでしょう。
イベント管理システムの中には、リード獲得に役立つタイプのものもあります。
リード獲得が目的の場合には、オンラインでの名刺交換機能やイベント告知ページからの資料ダウンロードやアポ予約ができる機能、さらにより詳細な分析を行うためのデータ分析機能などが使えるイベント管理システムを選ぶといいでしょう。
リード獲得が目的の場合には、リード獲得に役立つ機能を利用できるイベント管理システムを選ぶことをおすすめします。
参加者へのアフターフォローもしやすい
イベント管理システムには顧客名簿からメールを送信できる機能が搭載されているものが多くあります。メール送信機能のあるイベント管理システムを利用すれば、イベントの参加者へのアフターフォローもできます。
サンキューメールやアンケートを送信したり、次回のイベントの予告をしたり、といった事ができるでしょう。また、参加者からの事後の質問受付なども可能です。
イベント管理システムの選び方・比較ポイントとは？
イベント管理システムはいろいろなものが提供されていますが、選ぶときにはどのようなポイントで比較して選ぶといいのでしょうか。ここからは、イベント管理システムの選び方のポイントについてみていきましょう。
参加を促進するための工夫は何ができるのか
イベント管理システムを選ぶときには、興味を持ってくれた人の参加を促進するための工夫ができるかどうかを確認してみましょう。
参加を促進するための方法としては、イベント参加への心理的および物理的なハードルを下げること、参加したくなるような特典を付けること、入場受付のハードルを下げることなどが挙げられます。
オフラインイベントへの参加をためらう人が多い場合には、オンラインでも同時開催できるイベント管理システムを選ぶのもおすすめです。
懸賞やスタンプラリーなどの機能のあるイベント管理システムもあります。
ログやデータはどこまで取得可能か
イベント開催自体が目的の場合もありますが、リード獲得などの目的が別にある場合もあります。リード獲得などの目的がある場合には、参加者のログやデータを解析して、次回につなげることが重要です。
イベント管理システムの中には、参加者の出欠だけでなく、当日の会場内の行動も把握できるものがあります。オンラインイベントであればページビューを、オフラインイベントでもブースごとに入場用のQRコードの提示で行動を把握できます。
細かいログやデータを取得したい場合には、検討中のシステムでどこまでのログやデータが取得できるのか、よく確認してみるといいでしょう。
利用目的に合ったシステムか？
イベント管理システムといっても、基本的な機能以外の機能は利用目的によって大きく異なります。イベント開催自体が目的であれば、基本的な集客から当日の入場管理、決済の機能があれば十分でしょう。
しかし、リード獲得や顧客へのアフターフォローを充実させたいという目的がある場合には、それぞれ必要な機能が違ってきます。
イベント管理システムは、機能性によって料金が大きく異なります。システムを利用する目的を明確化した上で、その目的に必要な機能が十分利用できるものを選ぶようにしましょう。
使いやすいUIか？
イベント管理システムを導入するときには、操作画面の使いやすさも事前によく確認しましょう。できれば、無料トライアルか無料デモで操作画面を事前に確認することをおすすめします。
機能性が高いイベント管理システムでも、操作画面が使いにくいものでは、人件費の削減効果は見込めません。イベント管理システムを導入したことで、イベントの運営が効率化するのではなく、かえって手間のかかるものになってしまうためです。
実際にイベント管理を担うスタッフのパソコンのスキルに見合った使いやすいUIのシステムを導入するようにしましょう。
料金はどのくらいか？
イベント管理システムを導入するときには、料金もよく考えて選びましょう。イベント管理システムの中には、無料で提供されているものもあります。無料で利用できる場合は、管理できる参加者の人数が限られていることが多く、大規模なイベントでは利用できません。
ある程度の規模のイベントを開催するためには、有料のイベント管理システムが必要になります。有料のシステムの料金は、月額課金のものもあればイベントを開催するたびに料金を支払う従量課金制のものもあります。
イベント管理システムに使える予算もよく検討して料金面でもしっかりと検討しましょう。
有料イベントでの使いやすさ
有料イベントを開催する場合には、決済方法が参加者にとって使いやすいものかどうかも検討しましょう。
クレジットカード決済ができるイベント管理システムが多いのですが、参加者の中にはクレジットカードを持っていない人もいます。クレジットカードを持っていない人の参加も予想される場合には、クレジットカード以外の決済方法も用意されているイベント管理システムを選んだほうがいいでしょう。
クレジットカード決済以外の決済方法としては、外部のチケット販売サービスと連携できるものや、コンビニ決済やATM決済も選択できるものなどがあります。
決済方法を豊富に用意すればするほど、参加しようという意欲がかき立てられて集約に役に立つでしょう。
おすすめイベント管理システム19選
イベント管理システムには多くの種類があり、それぞれ特徴があります。導入するのなら導入目的を明確にして、必要な機能が使える使いやすいものを選びましょう。ここからは、特におすすめなイベント管理システム19選をご紹介します。
イーベ！
イーベ！はオンラインイベントもオフラインイベントもどちらにも対応できるイベント管理システムです。企業や自治体、学校、各種組合などで活用されています。
イーベ！には使い方に合わせた3つの料金プランが用意されています。小規模開催向けで月額5,500円の料金プランから、月額16,500円のプラン、大規模な定期開催向けの月額33,000円のプランから選べます。また、30日間の無料体験も可能です。
Peatix
Peatix(ピーティックス)は、オンラインイベント、オフラインイベントと、どちらも合わせたハイブリッドイベントの開催も可能なイベント管理システムです。エンタメからビジネス、ライフスタイルまで日々多くのイベントで活用されています。
Peatixの特徴は、誰でもとても簡単に使い始めることができる点です。料金は無料イベントなら無料で利用できます。決済機能を使う場合でも面倒な審査なしにチケット販売ができるので、手軽にイベントを開催したい場合におすすめです。
eventos
eventosは多くの機能を使うことができるイベント管理システムです。イベントを成功させるための機能を一元管理できるので、さまざまなイベントに活用できます。
例えば、イベント参加者の交流を促進するためのマッチングチャットや自動話しかけ機能、参加者を増やすのに役立つクーポン機能、オンライン展示会などに役立つドキュメント機能などが利用できます。
さらに、カスタマイズ性に優れていて、導入企業のニーズに合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。イベントを開きたいけれども人手や時間が足りないという場合には、企画から運営までお任せすることも可能です。
EventIn
EventInはオンライン専用のイベント管理システムです。オンラインでのイベントや展示会の開催だけでなく、バーチャルオフィスにも利用できます。
EventInの特徴は、オンライン上のイベント会場内に多くのブースを設置できる点です。最大で300ブースを設置できるので、多くの企業が参加する展示会などの開催におすすめです。
また、イベント参加者の画面には複数のブースを表示できるので、ブースの回遊もしやすいのが特徴です。リード獲得目的で展示会などを行う場合に必須のデータ分析似必要なログの出力にも対応しています。
Eventory
Eventoryはポーランド発のイベント管理システムです。現在、ヨーロッパを中心に世界750社以上で利用されています。
BtoB、BtoC、どちらのイベントにも対応できます。オンラインイベントだけでなく、オフラインとオンラインを同時に開催するハイブリッドイベントにも対応できます。
リード獲得のための機能が充実しています。海外製のツールですが、日本語対応も完璧です。多言語対応していて、同時に6チャンネルまでの同時通訳にも対応できます。国際イベントを開催するときにはおすすめのシステムです。
イベントクリエイト
イベントクリエイトはイベントやセミナーの運営管理の手間を10分の1に効率化できるイベント管理システムです。イベントクリエイトを導入した企業では、それまでイベント開催のために78時間もの時間的コストがかかっていたものが、6時間までに効率化できました。
イベントクリエイトでは、イベント告知ページや申込みフォームの作成、申込みフォームからの参加者名簿の自動作成、メールの配信機能などが利用できます。
料金プランは年間契約プランと単発開催料金があります。料金の詳細はお問い合わせください。
Event BASE
Event BASEはオンライン展示会でのリード獲得に特化したイベント開催プラットフォームです。Event BASEの特徴は、ブースの設置数が無制限である点です。ブースごとに管理ページが発行されて、出展者それぞれが来場者とのコミュニケーションを促進するための工夫ができます。
展示会のメインイベントである講演会のオンライン配信も可能で、見逃し配信や視聴者アンケートなどの機能も利用可能です。
EventHub
EventHubはウェビナーやオンラインイベントを開催するためのイベント管理システムです。企業がリード獲得や商談機会創出の促進のために利用できます。
EventHubの特徴は疑似ライブ機能を活用できる点です。イベント当日は無人での運営も可能です。MA連携やイベント参加者の詳細なログの取得ができます。
参加者の行動を詳細に分析して、必要なデータを必要な部署と共有することで、より効果的な営業につなげることができます。
Zoho Backstage
Zoho Backstageは、さまざまなビジネス関連のアプリケーションやプラットフォームを提供しているZohoが開発したイベント管理システムです。オンラインイベントの管理ができます。多言語対応可能です。
オンライン上でのライブ中継でのプレゼンや、イベント参加者同士の交流の促進などができます。Zoho Backstageで作成したイベントページは埋め込みが可能なので、自社サイトでイベントの宣伝もできます。また、SNS向けの広告バナーも作成できます。
EventRegist
EventRegistは、オンラインとオフラインでイベントを同時開催するハイブリッドイベントを管理できるイベント管理システムです。イベントの告知から集客、参加者管理、当日の受付、会場での参加者のトラッキングなどが可能です。
料金プランは4つ用意されています。システム利用料は無料で8%のチケット販売手数料のみで利用できるBASICプランから、10万円の利用料のBASICプラス、利用する機能や規模によって料金が変わるPREMIUMとENTERPRISEから選ぶことができます。
everevo
everevoは格安料金で利用できるイベント管理システムです。利用料金は無料イベントであれば無料です。有料イベントの場合もチケット販売料金の5%のみの料金で、システム利用料金などは必要ありません。
利用できる機能はイベントの告知ページと申込みフォームの作成やチケットの発行と販売、決済、参加者管理と当日の受付管理などです。
イベント開催に不安を抱えていたり、システム利用料金の余裕がない場合におすすめのシステムです。
EXPOLINE
EXPOLINEは企業向けのオンラインイベント開催用のイベント管理システムです。ウェビナーやオンラインカンファレンス、オンライン展示会などを開催するときの、参加申込フォームや動画配信機能、参加者のログの取得までをこのツール一つで完結できます。
EXPOLINEの特徴は、オンラインイベント開催のノウハウを持ったEXPOLINEのディレクターがイベント開催に伴走してくれる点です。企業のイベント担当者はイベントそのものよりも、企画の内容に集中できるので、参加者の満足度の高いイベントを開催できるでしょう。
Q-PASS
Q-PASSはオフラインイベントをオンラインでも配信するハイブリッド開催を行いたいと考えている場合におすすめのイベント管理システムです。オンラインのみのイベントの開催も可能です。
Q-PASSでできることは、申込みフォームの作成や当日のQRコードによる受付管理、オンラインでの動画配信、顧客管理システムの利用、来場者データの集計などです。
導入した企業からは、イベント管理の手間を大幅に効率化できるようになったと評判のシステムです。
Event Cloud Mix
Event Cloud Mixは規模やイベントの種類を問わず利用できるイベント管理システムです。オフラインイベントでもオンラインイベントでも、イベント開催に必要な100以上の機能がすべて搭載されています。
Event Cloud Mixの特徴は強固なセキュリティ対策が施されている点です。イベント参加者の個人情報や展示ブースの出展企業の機密情報など、イベントを開催するときにはさまざまな情報を扱わなければいけません。
Event Cloud Mixなら万全なセキュリティ対策を取っているので、ユーザーや参加者の情報流出の危険性を極力抑えることができます。
Doorkeeper
Doorkeeperは誰でも簡単にイベントを開催したりコミュニティを作ったりすることができるプラットフォームです。
Doorkeeperは初回のイベントは無料で開催できます。無料で1回だけ開催してみて、2回目も開催することになったら料金が発生します。初回は誰でも無料でイベントを開催できるので、お試し的にイベントを行ってみることもできます。
参加者からの料金はイベントごとの前払い決済だけでなく、月額や年間のサブスクリプションにもい対応しています。イベント開催から継続的なコミュニケーションの形成までできるプラットフォームです。
リザエン
リザエンは予約管理を効率化するためのプラットフォームです。予約サイトの作成や予約台帳、クレジットカード決済、顧客管理、QRコードでの予約当日のチェックイン機能などが利用できます。
料金は予約の成立数へ変動する従量課金制で、月額1万円から利用可能です。高いセキュリティが施されており、安心して利用できます。
KODOU
KODOUは法人向けのオンラインイベント専用のイベント管理システムです。企業がオンラインイベントを開催するときに必要な機能だけでなく、イベントの運用サポートや企画サポートも受けることができます。
参加者同士のコミュニケーションを促進できるチャットツールなども利用できて、オンラインでも主催者と参加者の鼓動が感じられるようなイベントを開催できるでしょう。
Cocripo
Cocripo(コクリポ)はウェビナー専用のイベント管理システムです。オンラインセミナーや社内外向けの説明会、採用説明会や、お客様サポートやマーケティング調査でのビデオ通話などに活用できます。
料金は月額3万円から利用できて、最大で300人までの参加者に対応できます。
Cvent
Cventはアメリカ発のイベント管理システムです。すでに20年以上の実績があり、Cventを利用して開催されたイベントの数は500万回以上、イベントへの参加人数は2億人を超えています。
オフラインイベントにもオンラインイベント、ハイブリッドイベントにも対応しています。日本を含む100ヶ国以上での利用実績があり、国際的なイベントを開催する場合に特におすすめです。
使いやすいイベント管理システムを選ぼう！
イベントを開催するときには、イベントの告知ページの作成とSNSなどでの宣伝、それから申込みフォームの作成と申し込んだ参加者の名簿づくり、イベント当日に向けての会場の設営から参加者の受付管理、イベント終了後のアンケート回収など、多くの手間と人手がかかります。
イベント管理システムを導入すれば、イベント管理にかかる多くの手間をワンストップで管理できるようになり、イベント開催にかかる雑務から解放されます。
結果として、イベントの内容に集中できるようになり、イベントの質の向上にもつながるでしょう。ぜひ、イベント開催を考えている方は、使いやすいイベント管理システムを選んで利用してみましょう。
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