どこでもキャビネットとは？

近年、業務にオンラインストレージを導入する企業が増加しています。オンラインストレージを使うと、クラウド上に用意されたストレージでファイルを簡単に共有できるので、図面や画像、動画、音声ファイルなど、メールには添付しにくい大容量ファイルを共有するのにとても便利です。

オンラインストレージは、GoogleドライブやiCloud、MicrosoftのOneDriveなど、一定容量が無料で提供されているものもありますが、無料のものではセキュリティが不安だ、容量が不十分だという声があります。

十分な容量でセキュリティ面も安心なオンラインストレージとして注目されているのが、どこでもキャビネットというサービスです。この記事では、どこでもキャビネットの詳細について解説します。

大塚商会から提供されているオンラインストレージサービス

どこでもキャビネットとは、大塚商会から提供されているオンラインストレージサービスです。大塚商会は、オフィス雑貨などの通販サービスの「たのめーる」で有名ですが、企業のIT関連のシステムインテグレーション事業やサポート事業も展開しています。

大塚商会からは、クラウドサービスや通信、セキュリティ、メール、ホームページなどの多くのITサービスが提供されています。どこでもキャビネットは、そのようなサービスの一環として提供されているオンラインストレージです。

どこでもキャビネットを契約すれば、オンライン上にファイルを保管できるストレージをレンタルすることができます。レンタルしたオンラインストレージ上にファイルをアップロードすれば、アクセスできる人全員が簡単にそのファイルを共有することができます。

協力会社とのファイルの共有や、テレワークで自宅から資料にアクセスしたいときなどにどこでもキャビネットを活用すると、スムーズにアクセスできるようになります。

仕様・動作環境

どこでもキャビネットの仕様や動作環境は次のとおりです。

利用可能OS	Windows10/11 macOS Sierra (v10.12) macOS High Sierra (v10.13) macOS Mojave (v10.14) iOS(14/15/16) iPadOS(14/15/16) Android(10/11/12/13)
ブラウザ	Microsoft Edge Google Chrome Safari iOS/iPadOS/Android標準ブラウザ
画面解像度	1024×768ピクセル以上

どこでもキャビネットの機能と特徴

どこでもキャビネットの機能と特徴について解説します。

キャビネット機能

どこでもキャビネットには、オンライン上にキャビネットを作成できる機能があります。パソコンのどこでもキャビネットのフォルダ内にはファイルやフォルダが表示されていても、ファイル容量が0バイトと表示されるファイルがあります。

そのファイルは、オンライン上のどこでもキャビネット上に保存されている仮想ファイルや仮想フォルダです。デバイスの容量を圧迫することなく、オンライン上にファイルやフォルダを保存できます。

排他的ファイル編集機能

どこでもキャビネットには、排他的ファイル編集機能が搭載されています。

どこでもキャビネットに保存されているファイルは、ダウンロードすることなくオンライン上で編集することができます。しかし、複数の人が同時にアクセスして編集してしまう可能性もあります。

そのようなことが起きないように、どこでもキャビネットでは編集をしている人が、他の人が編集できないようにファイルをロックできます。ロックされたファイルは他の人が上書きできなくなります。また、誰が編集中なのかも表示されるので把握できます。

ファイルバージョン管理機能

どこでもキャビネットのオンラインストレージ上でファイルを編集した場合には、14日間分の変更前のファイルが全て保存されます。万が一、間違えた編集が行われてしまった場合でも、14日前までの編集であれば、どこでもキャビネットなら保存されているバージョンから復元が可能です。

大容量ファイルの送受信

どこでもキャビネットの特徴的な機能としては、大容量ファイルの送受信機能が挙げられます。どこでもキャビネットを介すれば、一度に2GBのファイルを送受信することができます。

2GBといえば、標準的なファイル容量では画像ファイルなら約800枚、動画ファイルなら45分程度のファイルとなります。

図面や動画ファイルのやり取りが頻繁に必要な場合には、どこでもキャビネットを利用すれば、手軽にファイルの送受信が可能になるでしょう。

一時的なURLやゲストアカウントでの第三者との大容量ファイルの共有

企業によっては、社外の人ともファイルの送受信が必要になる場合があります。社外の協力会社の人やクラウドワーカーに仕事を委託していることもよくあることでしょう。

どこでもキャビネットを使えば、一時的なファイルへのアクセスURLやゲストアカウントを作成して、社外の人とも大容量ファイルを共有することができます。

アクセスURLやゲストアカウントは一時的なものなので、社外の人はいつまでもファイルにアクセスできるわけではありません。

セキュリティを保ちながら、第三者との大容量ファイルの共有が可能な機能をどこでもキャビネットでは利用できます。

管理機能・上長通知機能・承認機能

どこでもキャビネットには、管理機能、上長通知機能、承認機能が搭載されています。

管理機能では、管理画面でユーザーごとのアクセス権限の管理やファイル転送の履歴の確認などができます。

上長通知機能では、ファイルの送受信の際に上長にメールで通知されます。承認機能では、ファイルの送受信を上長の承認がなければできません。

誰がどこにファイルを送信したのか、送信しようとしているのかを上長が確認できるようにすることで、ファイルの不正送信や誤送信を防止することができます。

アクセス制限

どこでもキャビネットにはセキュリティを高めるための機能として、アクセス制限を設定できる機能があります。

ファイルの送受信先のホワイトリストの作成や、どこでもキャビネットに接続するデバイスをIPアドレスで制限できる機能があります。

アクセス制限機能を活用することで、オンラインストレージへの不正アクセスを防止して、安全に機密情報が含まれたファイルの送受信ができるようになります。

どこでもキャビネットの導入メリット

企業がどこでもキャビネットを導入するメリットとはどのようなものがあるのでしょうか。どこでもキャビネットの4つのメリットについて解説します。

場所やデバイスを問わないファイル共有が可能になる

企業がどこでもキャビネットを導入すれば、場所やデバイスを問わないファイル共有が可能になります。

特に昨今は、画像ファイルやPDFファイルは解像度が上がり以前よりもファイル容量が大きくなりました。また、容量が大きな動画ファイルのやり取りが必要な画面も増えてきました。

以前はファイルの共有方法としてはメールへの添付が一般的でしたが、現在の画像や動画、PDFファイルはメールに添付できる容量を超えたものが多く、メールでの共有ができません。

どこでもキャビネットなら、オンラインストレージにアップロードするだけでIDやファイルへのアクセスURLを持っている関係者全員が簡単にファイルにアクセスできます。

アプリはWindows版とiOS版がありますが、ブラウザからもアクセスできるので、MacやAndroid、Linuxからのアクセスも可能です。どこでもキャビネットを導入すれば、ネットに接続した端末さえあれば、どこからでもファイル共有が可能になります。

高いセキュリティと管理機能のもとでのファイル共有が可能になる

どこでもキャビネットを利用すれば、高いセキュリティ機能と管理機能を備えたオンラインストレージで、安全なファイル共有が可能になります。

どこでもキャビネットでは、IPアドレス制限やアクセス権設定、アクセス履歴の1年間分の保存、通信の暗号化、ウイルスチェックといったセキュリティ対策が標準機能となっています。また、よりセキュリティを強化したプランも用意されています。

管理機能では、ID管理やパスワード管理、利用機能の制限などの管理機能を利用でき、ユーザーごとに権限を設定することで安全性を高めることができます。

より安全に管理された形でのファイル共有が可能なオンラインストレージがどこでもキャビネットです。

料金プランを企業の規模やニーズに合わせて選べる

どこでもキャビネットのメリットは、料金プランが複数用意されている点です。

料金プランは後述するように、オンラインストレージの容量で選ぶことができます。セキュリティを強化したプランも用意されていて、企業ごとに必要な容量やセキュリティ対策に応じて選ぶことができます。また、必要に応じてユーザー数と容量を追加することもできます。

オンラインストレージが必要だといっても、容量の小さなページ数の少ない文書ファイルと、動画ファイルでは必要な容量が大きく変わります。

企業ごとの必要に応じた料金プランの選択や追加が自由にできる点は、企業にとって使い勝手のいい点でしょう。

名刺管理もできる！

現在、名刺管理ツールを導入する企業が増えていますが、どこでもキャビネットを導入すれば、他に名刺管理ツールは必要ありません。

どこでもキャビネットには名刺を管理できる機能も搭載されています。オフィスにある複合機やスマホのカメラで撮影した名刺情報をOCR処理してどこでもキャビネットに登録できます。

登録した情報はブラウザや電話、地図などとも連携させることができるので、顧客や取引先のリストとしても活用できます。

リストはCSVでエクスポートできるので、年賀状ソフトの住所リストなどとしても利用可能です。

どこでもキャビネットを導入するべき企業とは？

現在、どこでもキャビネットは多くの企業や団体で導入されています。業種や業態に関わらず、幅広く利用されているオンラインストレージです。

どこでもキャビネットを導入するべき企業とはどのようなところなのでしょうか。どこでもキャビネットを必要とする企業の特徴についてみていきましょう。

リアルタイムでの大容量ファイルの共有が必要な企業

どこでもキャビネットを導入するべき企業とは、リアルタイムでの大容量ファイルの共有が必要なところです。

どこでもキャビネットを最も導入している業種は建設、土木関連業界です。どこでもキャビネットの導入企業の約5分の1が建設、土木関連企業になります。

建設、土木関連では1社のみで仕事を進めることはほとんどありません。関連会社との協力が必要です。また、事務所と現場での密なコミュニケーションも大切です。

また、作業を進めるためには、図面や仕様書、工程表のすべての関係者との共有も大切です。

どこでもキャビネットなら、容量が大きな図面ファイルの送受信も簡単にできます。また、モバイル端末でも確認できるので関係者や現場とのリアルタイムな情報共有が可能になります。

容量の大きな画像ファイルや動画ファイルのリアルタイムでの送受信が必要な企業には特に導入がおすすめです。

セキュリティの高いファイル共有システムが必要な企業

どこでもキャビネットを導入するべき企業とは、セキュリティの高いファイル共有システムが必要なところです。

どこでもキャビネットには、セキュリティを強化したセキュアプランという料金プランや、端末認証機能のオプションが用意されています。

セキュアプランと端末認証オプションで利用できるのは、オンラインストレージにアクセスできる端末を認証制にすることです。

認証した端末しかアクセスできないように設定することで、オンラインストレージへのアクセスを限定して安全性を高めることができます。

無料のオンラインストレージはURLさえわかれば誰でもアクセスできてしまうので不安だ、もっとセキュリティを強化したいという企業には、どこでもキャビネットはおすすめなオンラインストレージです。

密な情報共有が必要な企業

どこでもキャビネットを導入するべき企業とは、密な情報共有が必要な企業です。

どこでもキャビネットはパソコンからだけでなく、スマホやタブレットからもアクセスできます。どこでもキャビネットを導入すれば、ネットを介していつでもどこからでも必要なファイル共有が可能になります。

情報共有が必要なメンバーは、インターネットに接続しているパソコンかスマホ、タブレットと、どこでもキャビネットのIDやファイルへアクセスするためのURLさえあれば、どこからでもファイルにアクセスして情報共有できます。

密な情報共有が必要な企業には、どこでもキャビネットの導入がおすすめです。

どこでもキャビネットの料金プランについて

どこでもキャビネットの料金プランは、どのようなプランが用意されているのでしょうか。どこでもキャビネットを利用するに当たっての料金プランの詳細についてみていきましょう。

14日間の無料体験について

どこでもキャビネットでは、利用を検討している法人と個人事業主に向けて14日間の無料体験が用意されています。

無料体験では、ID数は10ID、ディスク容量は5GBでどこでもキャビネットの機能を体験として使ってみることができます。ぜひ、どこでもキャビネットの利用を検討している企業や個人事業主の方は、一度無料体験を試してみましょう。

ただし、他社ツールの無料体験では、無料体験終了後に有料プランに移行すればデータはそのまま有料プランに引き継がれますが、どこでもキャビネットの無料体験ではデータの有料プランへの引き継ぎはできません。

無料体験中にアップデートしたデータは、無料体験終了後に自動で削除されるので、データのバックアップを取っておくように気をつけましょう。また、無料体験中のオンラインストレージの商用利用は禁止です。

容量別の料金プランについて

どこでもキャビネットの料金プランは、利用するオンラインストレージの容量によって異なります。料金プランの詳細は次のとおりです。

プラン	50GB	100GB	1TB	セキュア
初期費用	無料	無料	無料	無料
月額料金(税別)	3,300円	5,500円	55,000円	11,000円
ユーザー数	10	50	1,000	200
ディスク容量	50GB	100GB	1TB	200GB
ユーザー追加	-	10ユーザー追加で550円
ディスク追加	-	100GB追加で5,500円

セキュアプランでは、クライアント証明書による端末認証で、利用端末を限定できます。情報漏洩などのリスクを軽減してセキュリティをより高めることができます。1TBプランには、月額22,000円でセキュアプランと同等の端末認証機能を追加することができます。大容量でセキュリティを強化したい企業は、ぜひ1TBプランに端末認証機能を追加したプランの導入も検討しましょう。

上記の料金プランの他に、どこでもキャビネットでは導入設計や設定サービスを依頼できるプランも用意されています。オンラインストレージ導入の必要性を理解していても、実際に自社だけで設計、導入することが難しい場合には、導入、設定サービスの利用も検討しましょう。

どこでもキャビネットの活用方法

どこでもキャビネットがどのように活用されているのか、業界別の活用方法を具体的にみていきましょう。

出版・印刷業での活用方法

出版や印刷業では、原稿や素材データのやり取りが必要です。今までhあ、CD-Rなどに焼いてバイク便でやり取りすることが一般的でした。しかし、その都度バイク便を利用するのはコストが掛かるので、そこを改善しようとどこでもキャビネットを導入しました。

クライアントや案件単位でキャビネットのアクセス権限を細かく設定することで、社外の人での関係者間でデータを共有できるようにしました。IDごとにアクセス権をコントロールすれば、セキュリティ面で問題は起こりません。

建設・土木業での活用方法

建設や土木関連では、CADの設計データや現場写真など、メールでは送受信できない大容量データのやり取りが生じます。現場と本社のデータのやり取りのためだけにサーバーを設置するのはコストがかかりすぎるので、どこでもキャビネットを活用することにしました。

プロジェクト単位でキャビネットを作成して、ユーザーごとに細かくアクセス権を管理しています。アクセス履歴を管理して、必要なデータを最小限のスタッフだけ利用できるように設定しているので、セキュリティ面でも安心です。

現場でもインターネット環境を作れば、すぐに現場の状況を写真や動画で本社に送信できるようになりました。現場にサーバーの設置が必要ではなくなったために、大幅にコスト削減できています。

製造業での活用方法

製造業では外注先とのファイルの共有方法や、営業が分厚いカタログを持ち歩く手間が問題になっていました。そこで、どこでもキャビネットを導入しました。

製造部門では、部門やプロジェクト単位でフォルダを作成して管理するようにしました。外注先には、ファイルへのアクセスURLを発行して大容量ファイルを送信できるようにしています。

最新カタログを常にどこでもキャビネットに保存して、営業担当者が出先でアクセスできるようにしたことで、いつでも営業先で最新の情報を提示できるようになりました。

どこでもキャビネットの口コミ・評判

どこでもキャビネットの口コミや評判をみていきましょう。

評価の高い口コミ・評判

どこでもキャビネットを使ってみてよかったという評価の高い口コミや評判です。

「ファイルに有効期限やパスワードを設定できるので、以前よりも安全にファイルの送受信ができるようになった。ダウンロード通知を受け取れる点がとても便利だ。」

「Windows用アプリを活用しています。ブラウザからでも利用できますが、アプリのほうが操作性がよく、簡単にファイルを送信できるのでとても便利です。」

「ユーザ数に対しての課金ではなく、ストレージ容量に対する課金である点がとてもいい。自社にはちょうどいいストレージ容量がプラントして用意されていた。」

「操作性がとてもシンプルで、誰でも簡単に使い始めることができる。マニュアルが一切なくても始められる点がとてもいい。Windowsエクスプローラーからもアクセスできるので、送信したいファイルをすぐにどこでもキャビネットに送り込むことができる。」

改善を求める口コミ・評判

どこでもキャビネットに改善を求める口コミや評判です。

「ファイルビューアー機能がないので、本当に必要なファイルかどうかを一度ダウンロードしないと確認できない。もしも改善可能であれば、ダウンロード前に中身を確認できる機能を搭載して欲しい。」

「一度に送信できるファイル容量の上限をもっと上げて欲しい。2GBではどうしても送信できないものが出てきてしまう。」

「送信先を登録できるアドレス帳機能があるが、その登録方法が少しわかりにくい。もう少し登録方法を簡単にして欲しい。」

どこでもキャビネットで大容量ファイルの共有を簡単にできるようにしよう！

どこでもキャビネットを導入することで、今までメールでは添付できずに、CD-RやUSBメモリでやり取りせざるを得なかった大容量ファイルを、簡単にやり取りできるようになりました。

どこでもキャビネットを使うことで、セキュリティ上のリスクも低減できます。ぜひ、大容量ファイルの送受信方法をどうしたらいいのか迷っている企業は、一度、どこでもキャビネットの無料体験を申し込んで、その便利さや機能性を実際に体験してみましょう。

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