アルファオフィスとは？

企業の業務のIT化、DX化が進むにつれて、以前は紙でやり取りしていた書類も、ネットワークを通じてExcelやPDFなどのファイルとしてやり取りするようになった企業も少なくないでしょう。

ファイルをやり取りする方法としてメールに添付する方法を使っている企業もまだまだ多いようですが、資料のデジタル化が進むにつれて、容量に限界のあるメールだけでは業務が限界だという企業も増えてきました。

そのような企業におすすめなのがアルファオフィスです。この記事では、アルファオフィスとはどのようなツールなのか、詳しく解説します。

低料金で手軽に導入できるグループウェアサービス

アルファオフィスとは、低料金で手軽に導入できるASP型のグループウェアサービスです。グループウェアとは、組織内で情報を共有しやすくするためのツールです。

アルファオフィスはASP型なので、社内にサーバーやシステム管理者を設置しなくても、月額料金だけで導入できます。

アルファオフィスを導入すれば、コストも手間もそれほどかけずに、社内や社外の協力会社との情報共有体制を万全なセキュリティに守られながら簡単に構築できるでしょう。

利用料金について

アルファオフィスは低料金と紹介しましたが、どのくらいの料金なのでしょうか。

アルファオフィスの利用料金は税別で、初期費用10,000円、月額基本料金10ユーザーあたり1,100円です。1ユーザーあたり月額110円という低料金で利用できます。

アルファオフィスの機能と特徴

アルファオフィスを導入するとどのような機能を使えるようになるのでしょうか。アルファオフィスの機能と特徴について見ていきましょう。

グループウェア機能

アルファオフィスを導入すると利用できる機能の一つがグループウェア機能です。アルファオフィスのグループウェア機能では、次のような機能を利用できます。

• アクセス権設定
• 個人/グループスケジューラー
• アドレス帳
• 利用状況確認
• 掲示板
• ポータル画面
• 施設予約など

アルファオフィスのグループウェア機能を活用すれば、掲示板やスケジューラ、メンバー間での伝言メールサービスなどを利用できます。グループ内の情報が共有しやすくなり、メンバー間のコミュニケーションを活発化しやすいという特徴があります。

ドキュメント管理機能

アルファオフィスのドキュメント管理機能では、次のような機能を利用できます。

• 画像フォルダーキャビネット
• 図面ビューアー
• 通知機能
• 検索機能
• アクセス履歴表示など

画像やCADを使う業務の場合には、ファイルの保存先としてアルファオフィスを指定すれば、データの共有がしやすくなります。アルファオフィスでファイルを管理することで、データやファイルを安全に管理しながら、必要なメンバーとの間での共有もしやすくなるでしょう。

アルファオフィスの導入メリットとは？

企業がアルファオフィスを導入することで、得られるメリットとはどのようなものでしょうか。アルファオフィスの2つの大きなメリットについてお伝えします。

社内外での情報・ファイル共有が楽になる

アルファオフィスを導入することで、社内外での情報やファイルの共有が格段に楽になります。

ファイルのメール添付では、同じファイルを必要な各メンバーにそれぞれメールで送信しなければいけません。アルファオフィスなら、社内だけでなく社外の協力企業のメンバーもアクセスできるようにしておけば、アップロードしたファイルを各メンバーがそれぞれ確認することができます。

また、ファイルの修正も即座に反映されるので、後から各メンバーが修正した内容を統合する手間も省けます。

社内では、プロジェクトメンバーのスケジュールや進捗状況などをアルファオフィスのスケジューラを通して確認できます。各種申請手続きもアルファオフィスでスムーズに進められるようになるので、社内のさまざまな業務を大幅に効率化できるでしょう。

比較的低料金での導入が可能

アルファオフィスはメンバー1人あたり税別110円という格安の月額料金での導入が可能です。

このようなDX化ツールを導入する必要性を感じていても、なかなかコスト面で進めることができないという企業もあるでしょう。

しかし、アルファオフィスなら驚くほどの低料金で導入できます。また、導入することで業務が大幅に効率化します。低コストのツールでもアルファオフィスの導入による生産性の向上が、導入コストを上回ることは間違いありません。

アルファオフィス導入の注意点

アルファオフィスの導入にはいくつか注意点もあります。アルファオフィスの注意点について見ておきましょう。

複数ファイルの一括アップロードができないことがある

アルファオフィスはブラウザで利用します。ブラウザの種類によっては、複数ファイルの一括アップロードができないので注意が必要です。

Microsoft EdgeとGoogle Chromeでは、アップロードとダウンロードをコントロールする機能が利用できません。そのために、ファイルの一括アップロードができません。

複数ファイルの一括アップロードが必要なときには、Firefoxなど他のブラウザを利用しましょう。

スマホ・タブレットの機種によって対応できない機能がある

アルファオフィスはスマホやタブレットのブラウザからでも利用できます。しかし、スマホやタブレットの機種やブラウザやOSの種類によっては、一部利用できない機能があります。

また、表示に不具合が発生する事があるので、モバイル環境での利用には注意しましょう。

キャビネットに登録できるファイル容量に上限がある

アルファオフィスのキャビネットに登録できるファイルの容量には上限があります。登録するすべてのファイルの容量を合計して2GBまでとなります。

ファイルを登録するときに、キャビネットの全容量が2GBを超える場合には、そのファイルは登録できないので注意しましょう。

登録できないファイル形式がある

アルファオフィスには、セキュリティ上、登録できないファイル形式があります。HTMLファイルなどは登録できません。どうしてもアルファオフィスを介してHTMLファイルなどを共有する必要がある場合には、圧縮して、圧縮したファイル形式で登録するようにして下さい。

アルファオフィスの口コミ・評判

アルファオフィスを使っている方からの口コミや評判にはどのようなものがあるのでしょうか。アルファオフィスを使って良かったという口コミや評判と、改善を求める口コミや評判をお伝えします。

良い口コミ・評判

アルファオフィスを使って良かったという口コミや評判です。

「今までオンプレミス型の他社製グループウェアを使っていましたが、システム更新が必要なタイミングでアルファオフィスに乗り換えました。それほど多機能なものは必要なく、シンプルで低価格なASP型で十分だと判断したためです。専用アプリも必要なく、スマホからでもブラウザから利用できる点がとても便利です。」

「掲示板機能で社内全体に情報を一括共有できるようになった。スケジュールや施設の予約もできるので、社内のコミュニケーションコストを大幅に削減できた。リモートワークでも社員の情報共有がしやすく、オンライン会議のスケジュール調整も簡単にできるようになった。」

「もう長年利用しています。今では当たり前になった、スケジューラー、掲示板、施設予約、ワークフローが一体化したツールですが、導入当時は画期的なツールでした。カスタマイズ性は低いのですが、弊社では問題なく使い続けています。」

改善を求める口コミ・評判

アルファオフィスに改善を求めたいという口コミや評判です。

「操作性が使いにくい。管理画面で似たような項目が複数あってわかりにくい。基本機能はそのままでいいので、UIをもっと現在の最新版に近づけても良いのではないだろうか。」

「操作画面が古臭くて、使いにくさを感じている。また、他のツールとの連携性があまり良くない。スケジュールの通知機能もない。もう少し、現代的な機能にアップデートして欲しいところだ。」

「ワークフローに条件分岐機能がない点が不便に感じている。」

アルファオフィスは導入しやすいグループウェア！

いろいろなチャットツールやコミュニケーションツールが登場していますが、まだまだファイルのやり取りはメールが主体だという企業も少なくありません。

しかし、ファイル容量が大きくなりつつある昨今、メールでの共有では容量に限界があって業務の効率性が大幅に悪くなるという悩みを抱えている方も多いことでしょう。

アルファオフィスはとにかく低価格で導入しやすいグループウェアです。利用もブラウザからできるので、アプリのインストールも必要ありません。ぜひ、業務を効率化する方法を探しているのなら、一度アルファオフィスを使ってみることをおすすめします。

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